Para servicios en línea y negocios, la capacidad de enviar recibos, y recibos por correo electrónico en particular, es una necesidad. Si bien un correo electrónico de factura es transaccional y generalmente sucede automáticamente, el proceso y las mejores prácticas detrás de los recibos de correo electrónico no deben darse por sentados.

Los recibos de correo electrónico (también llamados recibos electrónicos o recibos digitales para abreviar) son salidas importantes a través de las cuales puede dejar una gran impresión en nuevos clientes y cualquiera que interactúe con su marca.

Dado que los correos electrónicos transaccionales y los recibos tienen más probabilidades de ser abiertos y leídos, un recibo de correo electrónico bien pensado tiene el potencial de aumentar los ingresos y mejorar las relaciones con los clientes al incluir información adicional, enlaces del equipo de soporte, un número de teléfono, una llamada a la acción y más.

Entonces, cuando envía recibos, una página de recibo aburrida, solo de texto, que no hace más que registrar una transacción exitosa definitivamente no es en su mejor interés.

Para un desglose rápido de la anatomía de un recibo de correo electrónico, mire el siguiente video de SocketLabs.

Si se pregunta qué texto personalizado y otras características de diseño incorporar, y qué mejores prácticas pueden ayudarlo a aprovechar al máximo una gran oportunidad para llamar a los clientes a la acción, ¡eso es de qué trata este artículo!

Entonces, siga nuestra lista de mejores prácticas de correos de recibos, ¡y estará enviando recibos comerciales asesinos en poco tiempo!

1. Cronometra tus recibos de correo electrónico para que se envíen inmediatamente después de la transacción

Si tu negocio realiza alguna de sus transacciones en línea, es probable que ya tengas la dirección de correo electrónico de cada cliente. Esto significa que estás listo para negocios de correo electrónico, al menos en términos de actualizaciones transaccionales, recibos y cualquier otra interacción de correo electrónico en la que se hayan suscrito.

Al realizar una compra, los clientes necesitan ser tranquilizados de que la transacción se realizó sin problemas y de que los registros de facturación son precisos. Todos estamos nerviosos por las transacciones virtuales, ya que Internet está lleno de historias en las que un cliente paga y, en ausencia de un recibo de correo electrónico, el cliente no tiene un registro real de los productos adeudados, y su compra nunca llega al servicio de envíos.

Por lo tanto, no pierdas tiempo: envía recibos de correo electrónico inmediatamente después de que se realiza una compra y tan pronto como proceses los pagos. Informa a los clientes ASAP sobre pagos exitosos, problemas con su información de facturación y cualquier otra información comercial y de cliente de la que se le aconseja en este artículo.

Si retrasa los recibos de pagos exitosos, causará estrés innecesario a sus clientes, y pueden ver su servicio como no confiable, poco profesional e incluso posiblemente poco confiable. Le sugerimos que automatice el proceso con un servicio de correo electrónico transaccional seguro como Mailer To Go.

Para obtener más información sobre el tema de construir una reputación de remitente confiable y profesional, e información sobre pasos simples para ayudarte a mejorar tu entregabilidad de correo electrónico, consulta nuestras últimas publicaciones.

2. Mantén las líneas de asunto cortas y dulces: directo al grano

Evita la verbosidad en la línea de asunto de tu recibo de correo electrónico y transmite el propósito del mensaje con claridad, para que la atención de los clientes no se distraiga de la información clave y las llamadas a la acción.

Esto es especialmente beneficioso para recibos de correo electrónico que se ven en dispositivos móviles, lo que es bastante común en estos días. Un recibo de lectura no es suficiente, también querrá generar más transacciones y compras. Para eso, los clientes necesitarán abrir el correo electrónico.

Dentro del cuerpo de tu recibo, es posible que desees vincular a servicios adicionales, sugerir otras acciones o vincular a información importante en tu sitio web, pero primero necesitas que los clientes abran el correo electrónico. Para que hagan clic en el correo electrónico, debes aprender a escribir estratégicamente dentro de un espacio de línea de asunto pequeño.

Para indicar de manera concisa que se trata de un recibo digital y mencionar brevemente cualquier requisito adicional, puede personalizar los siguientes ejemplos de línea de asunto de recibo:

• Tu recibo de Mailer To Go: más información dentro

• Recibo de Mailer To Go <número de recibo>: acción requerida

• Aquí está tu recibo digital de Mailer To Go: 5% de descuento en tu próxima compra

• Tu recibo digital de Mailer To Go: y el enlace de descarga de tu libro electrónico empresarial

3. Incluye toda la información necesaria

Un recibo de correo electrónico sirve como comprobante de pago y, por lo tanto, debe incluir toda la información relevante sobre la compra, la transacción, el cliente y la empresa.

Cuando envías recibos, ten en cuenta que los recibos a menudo se utilizan como registros para contabilidad, impuestos e informes de gastos, todos los cuales requieren documentación adecuada e información precisa.

Asegúrate de proporcionar lo siguiente:

• fecha de facturación y/o período de facturación

• nombre del cliente

• nombre del producto/servicio

• número de pedido

• nombre y número de teléfono del negocio o empresa

• cantidad de cada producto/servicio

• precio de venta de cada producto/servicio

• información de clave de licencia, si corresponde

• precio total de venta sin impuestos

• tasa de impuesto y monto de impuesto

• precio total con impuesto

• detalles de pago o pagos vencidos

• un enlace de solicitud de soporte

• un enlace al sitio web de la empresa.

Además de esta información, se recomienda que proporcionesa a tus clientes una forma accesible de comunicarse para obtener más información en línea con respecto a su compra.

Dado que debes estar usando un servicio de correo como Mailer To Go (y el sistema de facturación y recibos de tu propia aplicación) para generar automáticamente facturas y recibos, debes ser consciente de incluir un enlace de soporte en tus plantillas de correo electrónico de recibo e factura.

Cuando retiro dinero de Paypal a mi cuenta bancaria, Paypal me envía un recibo de la transacción. Estudia el ejemplo de recibo a continuación; en la parte inferior del recibo verás una serie de enlaces, incluido uno para el soporte de PayPal.

Los enlaces de soporte son particularmente importantes cuando envías recibos automáticamente desde una dirección sin respuesta. Debes considerar la adición de enlaces a cada producto que fue comprado, así como un enlace a cualquier información de envío, información de contacto y otros detalles de transacción, si es relevante.

Para descubrir cómo hacer que tus correos electrónicos transaccionales lleguen a las bandejas de entrada de los destinatarios en lugar de carpetas de spam, lee nuestras últimas publicaciones.

4. Utiliza recibos digitales amigables para la impresora

Aunque los recibos de correo electrónico están diseñados para ser una solución ecológica y conveniente para ti y tus clientes, hay escenarios en los que los recibos se imprimen y se utilizan para propósitos fiscales o de informes de gastos.

Facilítalo para los clientes; envía recibos que incluyan una versión amigable para la impresora del recibo digital, o simplemente adjunta también un recibo en PDF.

También puedes considerar agregar un enlace a tu portal de facturación, donde los usuarios podrán descargar la versión en PDF del recibo después de iniciar sesión. Si bien esta opción a veces puede considerarse incómoda, alienta a los usuarios a seguir volviendo a tu producto.

Cuando Parallels me envió un recibo de mi compra de suscripción anual, incluyeron un PDF descargable amigable para la impresora en la parte inferior. Estudia el ejemplo a continuación.

5. Agrega una llamada a la acción

Utiliza recibos de correo electrónico para guiar a tus clientes a tomar acciones adicionales relacionadas con el proceso de recibo o factura, como cambiar detalles de cuenta personal, actualizar métodos de pago, cambiar planes, cancelar suscripciones o agregar a otra persona como destinatario de la notificación de recibo por correo electrónico.

Otra forma en que puedes servir a tus clientes es proporcionándoles métodos de contacto accesibles a través del recibo de correo electrónico. Después de tus llamadas a la acción sugeridas y comunicarte con tu equipo, debería ser una tarea fácil para ellos, siempre que tengas una plantilla de recibo bien estructurada.

6. Agrega enlaces a tus redes sociales

Se recomienda agregar enlaces a las páginas de redes sociales y blogs de tu negocio, ya que esto puede aumentar las tasas de clics de recibos y ayudar a tu empresa a ganar credibilidad.

Agrega enlaces dentro del recibo de correo electrónico a publicaciones de blog específicas que sean relevantes para el producto comprado. Esto mostrará que estás dispuesto a ir más allá de las expectativas para ayudar a tus clientes a obtener aún más de sus compras.

7. Agradece al cliente por su compra

No olvides mostrar tu aprecio en tus recibos de correo electrónico. Así como agradecerías a un cliente cara a cara por comprar un artículo en una tienda, siempre debes agradecerle por realizar una transacción en línea.

Idealmente, esto debería aparecer antes de cualquiera de los otros elementos de línea en tu recibo. No es más importante que otros elementos de línea que hemos mencionado, es solo que es una forma personalizada de involucrar a tus clientes que puede mejorar seriamente la experiencia del cliente.

Entonces, agradece sinceramente a tu cliente al principio del recibo de correo electrónico con la mención de su nombre, para ese toque personal adicional.

8. Automatiza tus correos de recibos con un servicio de correo electrónico seguro

Incluso si estás usando una puerta de enlace de pago o software de contabilidad que produce recibos e facturas en tu nombre, es posible que aún desees personalizarlos.

Intenta personalizar el correo electrónico de acuerdo con las mejores prácticas que mencionamos anteriormente, con características de diseño y logotipo alineadas con tu marca.

Necesitarás un servicio de correo electrónico transaccional con el que aumentar tu código, para poder enviar correo electrónico desde tu dominio y subdominios únicos. Mailer To Go se puede usar listo para usar para enviar correos electrónicos desde tu código en poco tiempo. Obtén más información e pruébalo ahora haciendo clic en este enlace.

Para aprender qué subdominios usar para enviar diferentes tipos de correo electrónico, lee nuestras últimas publicaciones.

Preguntas frecuentes

¿Qué son los recibos por correo electrónico?

Los recibos por correo electrónico, en contraste con los recibos de entrega de correo electrónico, son recibos electrónicos (recibos digitales para abreviar) enviados por un negocio después de que un cliente ha realizado un pago exitoso a un negocio en línea. Los recibos de correo electrónico los envía el destinatario del pago al cliente o la parte que realizó el pago.

Los recibos por correo electrónico sirven como registros para declaración de impuestos e informes de gastos, y ofrecen tranquilidad a los clientes que compran productos o servicios en línea. Para los clientes, los recibos de correo electrónico proporcionan comprobante de productos/servicios adeudados a ellos, y sirven como documentación para cualquier reclamación de reembolso o garantía futura.

¿Qué debo incluir en un recibo por correo electrónico?

Cuando envías recibos de correo electrónico, ten en cuenta que los recibos a menudo se utilizan como registros para contabilidad, impuestos e informes de gastos, todos los cuales requieren documentación adecuada e información precisa.

Asegúrate de proporcionar lo siguiente:

• agradecimiento sincero al cliente por su compra

• fecha de facturación y/o período de facturación

• nombre del cliente

• nombre del producto/servicio

• número de pedido, número de recibo y códigos de referencia aplicables

• nombre y número de teléfono del negocio o empresa

• cantidad de cada producto/servicio

• precio de venta de cada producto/servicio

• precio total de venta sin impuestos

• tasa de impuesto y monto de impuesto

• precio total con impuesto

• detalles de pago y pagos vencidos

• un enlace del equipo de soporte

• un enlace al sitio web de la empresa.