Con más de 4 mil millones de usuarios de correo electrónico activos en todo el mundo, el correo electrónico representa uno de los mejores medios para que los especialistas en marketing interactúen con clientes y prospectos.

Sin embargo, esa enorme base de usuarios hace que las plataformas de correo electrónico sean un objetivo principal para los hackers y actores maliciosos que buscan acceder a información confidencial con fines nefastos.

Este artículo le mostrará las mejores prácticas de seguridad de correo electrónico para incorporar con el fin de prevenir brechas de datos, compromisos de correo electrónico comercial, ataques de phishing y otros tipos de amenazas de seguridad de correo electrónico.

Las mejores prácticas recomendadas de seguridad de correo electrónico incluyen:

1. Cree contraseñas seguras

Las contraseñas seguras son lo primero que debe considerar si desea mantener seguro su sistema de correo electrónico. Todos sus correos electrónicos deben tener contraseñas de al menos ocho caracteres que incluyan lo siguiente:

• letras mayúsculas

• letras minúsculas

• símbolos

• números.

Todos estos componentes combinados constituyen una contraseña segura que es difícil para un hacker adivinar. Si tiene múltiples cuentas de correo electrónico empresarial y tiene dificultades para recordar las contraseñas de todas ellas, considere usar software de gestor de contraseñas para ayudarlo, como LastPass o 1Password.

Evite incluir información personal en sus contraseñas. Por ejemplo, no use "Michael123" si su nombre es Michael; en su lugar puede usar "m1Ch4eI". El punto es que las contraseñas complejas son mucho mejores que las contraseñas simples y representan una de las prácticas de seguridad de correo electrónico más importantes.

Para una guía rápida y simple sobre cómo crear una contraseña segura, vea este vídeo de Google.

2. Habilite la autenticación de dos factores para su cuenta de correo electrónico

La autenticación de dos factores o multifactor es uno de los protocolos de seguridad de correo electrónico empresarial más importantes a observar. Es un sistema que requiere al menos dos métodos de identificación antes de otorgar acceso a su cuenta de correo electrónico.

El primero suele ser su nombre de usuario y contraseña, mientras que el segundo es una contraseña única enviada a su dispositivo móvil o a otra dirección de correo electrónico. Sin esta contraseña única, no se otorgará acceso a su cuenta de correo electrónico.

El segundo modo de identificación también puede ser autenticación biométrica, p. ej. escaneos de huella digital o facial. Hay aplicaciones dedicadas que le permiten implementar autenticación de dos factores con facilidad, p. ej. Authy y Duo Mobile, o puede usar un autenticador de hardware para una mejor seguridad de correo electrónico.

Este sistema garantiza que un hacker no pueda violar su cuenta de correo electrónico y acceder a comunicaciones personales, incluso si de alguna manera obtiene su contraseña. Según Microsoft, la autenticación multifactor por sí sola puede prevenir el 99,9% de los ataques a sus comunicaciones de correo electrónico.

3. Cambie las contraseñas regularmente para garantizar la seguridad del correo electrónico

Cambiar sus contraseñas con frecuencia es una de las mejores prácticas para la seguridad del correo electrónico. Los expertos en ciberseguridad recomiendan cambiar las contraseñas cada tres meses para reducir la posibilidad de brechas en redes corporativas.

También es importante evitar reutilizar las mismas contraseñas. Cuando sea el momento de cambiar su contraseña, no debe ser demasiado similar a una de sus contraseñas anteriores, porque es posible que esa haya sido vulnerada por un hacker.

4. Capacítese contra ataques de phishing

Los correos electrónicos de phishing son correos electrónicos diseñados para parecer que provienen de una fuente bien conocida cuando, en cambio, son enviados por impostores. La idea es engañar a los usuarios para que revelen información confidencial que pueda usarse para acceder a redes de correo electrónico corporativas.

También puede engañar al usuario para que realice una acción sugerida, p. ej. pagar una factura falsa; esto se conoce como compromiso de correo electrónico empresarial y se sabe que causa miles de millones de dólares en pérdidas anuales.

Lo bueno es que puede capacitarse a sí mismo y a sus empleados para reconocer campañas de phishing, de la siguiente manera:

• Lo primero que debe hacer es verificar la dirección de correo electrónico del remitente. Asegúrese de que sea el correo electrónico exacto del remitente legítimo y no una suplantación; cuidado con letras y símbolos similares como "J0hnB1rch@gmail.com" que se utilizan para suplantar "JohnBirch@gmail.com".

• Además, si el correo electrónico le dice que necesita confirmar información financiera, ofrece un cupón para artículos gratuitos, o dice que es elegible para un reembolso del gobierno, etc., es probable que sea una estafa.

Hay dos tipos principales de correos electrónicos de phishing; phishing dirigido y whaling.

El phishing dirigido es el tipo que se dirige a individuos e incluirá información que interese al objetivo, mientras que el whaling está dirigido a ejecutivos senior de una empresa con el objetivo de iniciar una transferencia de dinero.

En esta era, la capacitación contra intentos de phishing y otras tácticas de ingeniería social debería ser obligatoria para usted y sus empleados.

5. Habilite el cifrado de correo electrónico

Todos los correos electrónicos que pasan a través de una red corporativa deben estar cifrados, lo que implica convertir texto plano en texto cifrado en tránsito y volver a texto plano en la bandeja de entrada del destinatario.

Si un correo electrónico está cifrado, cualquiera que lo intercepte no podrá leer y descifrar su contenido. Un correo electrónico sin cifrar podría ser una postal virtual que cualquiera es libre de leer, lo cual es malo para la seguridad del correo electrónico y ciertamente contrario a las mejores prácticas de seguridad del correo electrónico.

Lo bueno es que la mayoría de las principales plataformas de correo electrónico y proveedores de servicios tienen capacidades de cifrado. Sin embargo, eso podría no ser suficiente.

También es importante cifrar su red corporativa y sus archivos adjuntos de correo electrónico antes de enviarlos. Actualmente, solo el 50% de las organizaciones globales emplean cifrado de correo electrónico, que es una cifra baja que debe aumentar si queremos combatir los cibercrímenes relacionados con el correo electrónico.

Para mejorar su capacidad de entrega de correo electrónico y evitar que sus correos electrónicos vayan a correo no deseado (en lugar de las bandejas de entrada de sus destinatarios), explore nuestras últimas publicaciones.

6. Evite redes Wi-Fi públicas

Las redes Wi-Fi públicas son notoriamente sin cifrar, por lo que los hackers pueden exponer fácilmente su dispositivo al malware o usar su tráfico web para ataques de piratería.

El malware aprovecha una vulnerabilidad específica en su dispositivo para infiltrarse y acceder a datos confidenciales. Por ejemplo, el operador del malware puede robar sus contraseñas y espiar todo lo que hace en línea.

El Wi-Fi público puede parecer una bendición pero viene con riesgos elevados de seguridad de correo electrónico y una legión de otras amenazas de seguridad. Por lo tanto, le recomendamos que los evite siempre que sea posible y use solo redes Wi-Fi de confianza.

Si no tiene más opción que conectarse a una red pública en su dispositivo de trabajo o personal, entonces debe —como mínimo— suscribirse a un servicio de red privada virtual (VPN) para cifrar su conexión a Internet.

7. Instale software antivirus

Un programa antivirus ayuda a proteger sus dispositivos personales contra ciberataques y amenazas comunes, por lo que debe instalarlo en todos los dispositivos conectados a una red corporativa y asegurarse de que el software se mantenga actualizado.

Una vez que lo instale, asegúrese de habilitar el escaneo automático para que el software antivirus pueda escanear regularmente sus dispositivos en busca de malware y combatir cualquier problema que detecte.

Cuando instala software antivirus, es mucho menos probable que se convierta en víctima de ciberataques generalizados que podrían comprometer su seguridad de correo electrónico y la seguridad de múltiples cuentas y contraseñas a su nombre.

8. Tenga cuidado con los archivos adjuntos del correo electrónico

Un archivo adjunto de correo electrónico es uno de los métodos más comunes utilizados por los hackers para atacar pequeñas empresas y propagar malware.

El hacker puede incluir código ejecutable malicioso en el archivo adjunto, y descargarlo introducirá ese código en su dispositivo, ¡así que solo abra archivos adjuntos en los que confíe!

Si recibe un archivo adjunto, asegúrese de que sea escaneado por software anti-malware que pueda bloquear fácilmente archivos adjuntos maliciosos.

Se requiere precaución adicional si el archivo adjunto del correo electrónico tiene una extensión relacionada con un programa de software ejecutable, como MSI (Instalador de Windows) o JAR (programa de aplicación Java).

Además, asegúrese de que el archivo adjunto sea de una fuente de confianza. Si una dirección de correo electrónico se ve sospechosa, ¡no abra archivos adjuntos como imágenes, documentos de Word y otros archivos de esa dirección!

9. Tenga cuidado con los enlaces del correo electrónico

Los hackers pueden incluir enlaces maliciosos en un correo electrónico que introduzcan malware en su dispositivo.

Por ejemplo, los hackers pueden mostrar un nombre de dominio bien conocido, como www.Google.com, pero hacer clic en él lo redirige a otro dominio mucho más malicioso.

Los hackers también pueden usar letras y símbolos similares para suplantar una marca de renombre, p. ej., Micr0s0ft.com para suplantar Microsoft.com (ceros en lugar de O).

Al igual que con los archivos adjuntos de correo electrónico, tenga cuidado con cualquier enlace que vea dentro de un correo electrónico. Siempre verifique previamente el enlace pasando el puntero del mouse sobre él para ver si el enlace real es diferente del que se muestra.

Si el enlace proviene de una fuente desconocida, evitarlo por completo podría ser la mejor opción —y la única opción que previene el acceso no autorizado a su red corporativa.

10. Utilice herramientas de filtrado de contenido

Muchos proveedores de correo electrónico le dan acceso a herramientas con las que puede filtrar mensajes entrantes. Puede definir las reglas para los mensajes entrantes y el sistema de filtrado usará sus reglas para decidir si son correos electrónicos legítimos o correo no deseado.

Por ejemplo, si el mensaje proviene de una dirección de remitente en particular, entonces puede marcarse automáticamente como legítimo y enviarse a la carpeta de bandeja de entrada principal.

Alternativamente, si contiene palabras de correo no deseado como "gratis", "descuento" y "edición limitada", el sistema podría poner en cuarentena el mensaje para una revisión posterior o eliminarlo automáticamente.

El filtrado de contenido lo ayuda a mantener su red de correo electrónico corporativa en orden usando reglas que ha definido. Es una de las herramientas de seguridad de correo electrónico más útiles para tener en su kit.

11. Evite el uso personal del correo electrónico corporativo y viceversa

Le recomendamos encarecidamente que evite usar sus cuentas de correo electrónico corporativo para actividades personales.

Por ejemplo, no lo use para registrarse en sus cuentas de redes sociales o de juegos. Hacerlo aumenta el riesgo de un ciberataque y filtraciones de información confidencial.

Además, si deja de trabajar en esa organización y pierde acceso al correo electrónico, puede causar que también pierda acceso a sus cuentas personales.

Del mismo modo, no use sus cuentas personales para actividades corporativas. Es posible que su proveedor de correo electrónico personal no tenga las características sofisticadas que tiene su proveedor de correo electrónico corporativo, lo que puede ampliar el riesgo de una violación de datos.

12. No responda a mensajes sospechosos

A veces, las personas observan que un correo electrónico es sospechoso y probablemente proviene de un remitente de correo no deseado, pero deciden responder de todas formas para burlarse y bromear con el remitente. Esto no es nada recomendable.

Eso es porque responder a una dirección de correo electrónico sospechosa la hace parecer válida a los ojos de la plataforma de correo electrónico, por lo que los mensajes futuros de ese remitente de correo no deseado podrían llegar a su (o de otro destinatario) bandeja de entrada principal en lugar de a la carpeta de correo no deseado donde pertenecen.

Evite responder a cualquier mensaje sospechoso. Esto reducirá las posibilidades de que usted o alguien dentro o fuera de su organización sea víctima de esquemas perpetrados por un remitente de correo no deseado o estafador.

13. Implemente protocolos de autenticación de correo electrónico

Los protocolos de autenticación de correo electrónico demuestran su identidad a los proveedores de servicios de correo electrónico (ESP) y proveedores de servicios de Internet (ISP).

Al implementarlos, hace que sea difícil para que los hackers y los remitentes de correo no deseado lo suplanten, y obtendrá una tasa de entrega más alta, lo que debería ayudar sus esfuerzos de marketing por correo electrónico.

Los protocolos de autenticación principales incluyen:

A) Marco de política del remitente (SPF)

Esto implica proporcionar un registro del Sistema de nombres de dominio (DNS) que especifique qué direcciones IP o nombres de host pueden enviar correos electrónicos desde su nombre de dominio.

El servidor de correo receptor puede acceder a estos registros y verificar si un correo electrónico que afirma provenir de su nombre de dominio realmente proviene de una dirección IP o nombre de host en la lista blanca.

Si lo hace, el servidor de correo le dará luz verde al mensaje para su colocación en la bandeja de entrada. De lo contrario, se enviará a la carpeta de correo no deseado o se eliminará.

B) Correo identificado por DomainKeys (DKIM)

Este protocolo es el resultado de dos protocolos fusionados, "DomainKeys" desarrollado por Yahoo e "Identified Internet Mail" desarrollado por Cisco.

Implica agregar una clave de cifrado (o firma digital) al encabezado de un correo electrónico. La clave también debe especificarse en su registro de DNS.

DKIM es como una marca de agua o huella digital que es única para sus mensajes. Si el servidor de correo receptor ve la clave de cifrado, verifica que el mensaje sea de usted. De lo contrario, envía el mensaje a la carpeta de correo no deseado o lo elimina.

C) Autenticación, informes y conformidad de mensajes basados en dominio (DMARC)

El método de autenticación de mensajes basado en dominio implica publicar un registro de DNS que especifique qué protocolos está usando el remitente.

Define sus políticas de autenticación de correo electrónico para el servidor de correo receptor y le dice cómo manejar los mensajes que violan las políticas.

Las acciones a tomar en respuesta a una violación de política podrían ser:

• p=none (no tomar acción)

• p=quarantine (aceptar el correo electrónico pero enviarlo a la carpeta de correo no deseado), o

• p=reject (bloquear la entrega a cualquier carpeta de correo electrónico).

Para una introducción completa a DMARC, vea este vídeo de NextTech Consultants.

D) Indicadores de marca para identificación de mensajes (BIMI)

Este es el protocolo de autenticación de correo electrónico más reciente e implica mostrar un logotipo único que los destinatarios de correo electrónico pueden ver en sus bandejas de entrada.

Este logotipo único verifica que el correo electrónico sea de usted y no de un suplantador. Proporciona seguridad de correo electrónico adicional porque, incluso si un estafador logra suplantarlo con éxito, su mensaje no mostrará el logotipo único que proporcionó al cliente de correo electrónico.

Los cuatro protocolos anteriores representan algunas de las mejores soluciones de seguridad de correo electrónico disponibles, y van mucho camino para evitar que actores maliciosos suplantem su organización para perpetrar estafas de correo electrónico.

Mire este vídeo de YouTube de la Global Cyber Alliance para obtener una mejor idea de cómo funcionan.

14. Supervise sus aplicaciones de terceros

Muchas personas integran aplicaciones de terceros con sus proveedores de servicios de correo electrónico, lo que es comprensible. Pero, estas aplicaciones de terceros pueden introducir riesgos de seguridad debido a errores o negligencia de sus desarrolladores.

Por ejemplo, Log4J es una herramienta popular que los desarrolladores utilizan para supervisar sus servicios en línea, pero esta herramienta fue comprometida, introduciendo defectos de seguridad en miles de aplicaciones en todo el mundo.

Supervise regularmente sus aplicaciones de terceros para asegurarse de que no presenten problemas de seguridad. Verifique que se descarguen de fuentes verificables y revise los informes de noticias y reseñas para ver si las aplicaciones tienen riesgos de seguridad conocidos.

Si descubre una amenaza usted mismo, intente comunicarse con los desarrolladores para que corrijan los errores (es posible que incluso le ofrezcan una recompensa por hacerlo).

15. Use Mailer To Go

El proveedor de servicios de correo electrónico (ESP) que elige juega un papel importante en mantener su correo electrónico seguro, si no el papel más importante de todos.

Por ejemplo, si su ESP no es bueno en el filtrado de correo no deseado, entonces todos sus esfuerzos personales en esa área pueden ser inútiles.

Mailer To Go es un buen ejemplo de una plataforma que ofrece seguridad de correo electrónico sólida. Todos nuestros sitios web y microservicios utilizan cifrado de Secure Sockets Layer (SSL) y Transport Layer Security (TLS).

Todos los datos enviados a través de Mailer To Go se cifran en tránsito, y nuestra infraestructura física está alojada en Amazon Web Services (AWS), el proveedor de almacenamiento en la nube más grande y de confianza del mundo.

Explore el blog informativo de Mailer To Go para mejorar su capacidad de entrega de correo electrónico, descubra la diferencia entre correos electrónicos transaccionales y masivos, prevenir bombardeo de suscripción, ¡y más!

16. Realice copias de seguridad de archivos regulares

Incluso si incorpora todas las mejores prácticas de seguridad de correo electrónico mencionadas anteriormente, sus sistemas aún no serán 100% infalibles. Siempre hay un riesgo, sin importar cuán pequeño, de que la seguridad de su red se vea comprometida.

Por esta razón, uno de los protocolos de seguridad de correo electrónico más importantes a seguir es hacer copias de seguridad regulares de todos sus archivos confidenciales.

Cualquier archivo enviado a su correo electrónico debe descargarse y almacenarse en una ubicación digital segura (almacenamiento en la nube o servidores locales). De esta manera, si se ve comprometido y pierde acceso a sus archivos de marketing por correo electrónico, puede recuperarlos fácilmente desde la ubicación de copia de seguridad.

De lo contrario, puede perder permanentemente información confidencial que podría poner su negocio en riesgo.

Conclusión

No adherirse a las mejores prácticas de seguridad de correo electrónico abre la puerta a estafas de correo electrónico que causan miles de millones de dólares en pérdidas anuales en todo el mundo.

Hay variaciones sin fin de estos esquemas, incluidos compromisos de correo electrónico empresarial, correos electrónicos de phishing dirigido, malware para robar información de identificación personal, robo de identidad del usuario y más.

Afortunadamente, hay una serie de pasos que puede seguir para reducir significativamente sus posibilidades de ser víctima de estas amenazas.

Al emplear un servicio seguro como Mailer To Go, mientras sigue todos los consejos de seguridad de correo electrónico descritos en esta publicación, sus posibilidades de ser comprometido a través de mensajes de correo electrónico se reducirán exponencialmente.

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Preguntas frecuentes

¿Cuáles son las mejores prácticas de seguridad de correo electrónico?

Las mejores prácticas de seguridad de correo electrónico son directrices y procedimientos diseñados para proteger sus cuentas de correo electrónico y la información que contienen de las amenazas cibernéticas. Estas prácticas incluyen usar contraseñas fuertes y únicas, habilitar autenticación de dos factores, ser cauteloso con archivos adjuntos y enlaces de correo electrónico, y actualizar regularmente y parchear su software de correo electrónico.

¿Por qué son importantes las mejores prácticas de seguridad de correo electrónico?

Las mejores prácticas de seguridad de correo electrónico son importantes porque el correo electrónico es un objetivo común para los ciberdelincuentes. Al seguir estas prácticas, puede proteger sus cuentas de correo electrónico de amenazas como phishing, malware y brechas de datos. Esto es particularmente importante si maneja información confidencial en sus correos electrónicos.

¿Cómo puedo mejorar mi seguridad de correo electrónico?

Puede mejorar su seguridad de correo electrónico siguiendo algunas prácticas clave:

• Use contraseñas fuertes y únicas para cada una de sus cuentas de correo electrónico.

• Habilite la autenticación de dos factores, que requiere una segunda forma de verificación además de su contraseña.

• Sea cauteloso con archivos adjuntos y enlaces de correo electrónico, ya que estos pueden usarse para propagar malware.

• Actualice regularmente y parchee su software de correo electrónico para protegerse contra vulnerabilidades conocidas.

• Utilice un proveedor de servicios de correo electrónico seguro como Mailer To Go que ofrece características de seguridad integradas.

¿Qué es la autenticación de dos factores en la seguridad del correo electrónico?

La autenticación de dos factores (2FA) en la seguridad del correo electrónico es un método de verificar su identidad que requiere dos formas separadas de identificación. Esto generalmente implica algo que sabe (como su contraseña) y algo que tiene (como un código enviado a su teléfono).

2FA agrega una capa adicional de seguridad a sus cuentas de correo electrónico, haciendo que sea más difícil para los usuarios no autorizados obtener acceso.

¿Qué debo hacer si recibo un correo electrónico sospechoso?

Si recibe un correo electrónico sospechoso, no haga clic en ningún enlace ni descargue ningún archivo adjunto. Denuncie el correo electrónico a su proveedor de servicios de correo electrónico y elimínelo. Si el correo electrónico parece ser de una empresa con la que hace negocios, comuníquese directamente con la empresa (usando información de contacto del sitio web oficial, no del correo electrónico) para verificar la legitimidad del correo electrónico.