Giao tiếp qua email đã trở thành một nhu cầu trong cuộc sống của chúng ta—chúng ta có thể tưởng tượng cuộc sống mà không nó không?

Theo Statista, có hơn 4,1 tỷ người dùng email hoạt động trên toàn thế giới, cho thấy phạm vi tiếp cận đáng kể của email. Statista cũng dự đoán rằng đến năm 2024, lượng email được gửi và nhận hàng ngày sẽ tăng lên hơn 376 tỷ.

Năm 2023, email giao dịch và tiếp thị là những người chơi chính trong hành trình của khách hàng. Tạo ra email có tác động đến nhận thức của người dùng về thương hiệu là một hình thức nghệ thuật.

Từ email chào đón đến xác minh tài khoản, thông báo vận chuyển và các thông liên lạc tiếp thị, viết email đòi hỏi sự cân bằng của tính chuyên nghiệp, sáng tạo và cá nhân hóa từ dòng chủ đề đến lời ký.

Tuy nhiên, không cần phải dành hàng giờ soạn thảo email doanh nghiệp của bạn, nhờ có mô hình AI, ChatGPT, được thiết kế bởi OpenAI. Khi được sử dụng kết hợp với Mailer To Go (MTG), nó có thể hợp lý hóa quy trình email của bạn, làm cho nó hiệu quả và không phiền phức.

Trong bài đăng này, chúng ta sẽ khám phá cách ChatGPT có thể tạo email chuyên nghiệp cho bạn, dựa trên một lời nhắc văn bản đơn giản.

Cho dù bạn sử dụng phiên bản trả phí, với loạt plugin có thể truy cập qua tab ChatGPT4 và cửa sổ bật lên, hay phiên bản miễn phí (hiện tại GPT 3.5), những lời nhắc này sẽ hoạt động cho bạn.

Hướng dẫn này sẽ giúp bạn sử dụng trí tuệ nhân tạo để tạo ra văn bản vừa chính xác về ngữ pháp vừa chuyên nghiệp, hợp lý hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và cách mạng hóa việc tạo email của bạn.

Làm chủ giao diện web ChatGPT để giao tiếp hiệu quả

Hiểu rõ giao diện của bất kỳ phần mềm mới nào là chìa khóa để khai thác toàn bộ tiềm năng của nó, và ChatGPT cũng không ngoại lệ. Giao diện web của ChatGPT phục vụ như điểm khởi đầu của bạn vào lĩnh vực giao tiếp hỗ trợ AI.

Được thiết kế với trọng tâm là trải nghiệm người dùng, giao diện trực quan và dễ điều hướng, cung cấp cho người dùng quyền truy cập liền mạch vào các khả năng của AI.

Một trong những điều đầu tiên bạn sẽ nhận thấy về giao diện là sự nhấn mạnh trên hộp nhập liệu. Hộp này là nơi phép thuật xảy ra. Đây là nơi bạn cung cấp lời nhắc thúc đẩy phản hồi của AI.

Tầm quan trọng của không gian này không thể được phóng đại, vì hiệu quả của bất kỳ AI nào, bao gồm ChatGPT, phần lớn phụ thuộc vào chất lượng của những lời nhắc của con người mà nó nhận được.

Nghệ thuật tạo lời nhắc hiệu quả tương tự như rèn giũa kỹ năng viết. Nó liên quan đến giao tiếp rõ ràng về những gì bạn cần AI đạt được, cho dù là soạn thảo bài đăng LinkedIn, viết đơn xin việc hay soạn thảo phản hồi email.

Hãy nhớ, mục tiêu không phải là chỉ định mọi từ của phản hồi của AI mà là hướng dẫn nó theo đúng hướng. Một lời nhắc được khung sáng tạo giúp AI biết bối cảnh, đối tượng dự định và tông đề của tin nhắn.

Ví dụ, nếu bạn muốn viết email, hãy bắt đầu lời nhắc của bạn bằng "Soạn thảo email cho...". Nếu bạn muốn tạo ra phản hồi cho một bài đăng LinkedIn cụ thể, hãy chỉ định bối cảnh của bài đăng trong lời nhắc của bạn.

Nếu bạn muốn soạn thảo dòng chủ đề cho đơn xin việc, hãy khung lời nhắc của bạn cho phù hợp.

Một khía cạnh quan trọng khác của việc sử dụng giao diện web ChatGPT writer là duy trì tính cụ thể trong các lời nhắc của bạn.

Giả sử bạn đang soạn thảo email lạnh cho một khách hàng tiềm năng. Bạn có thể muốn bắt đầu lời nhắc:

"Soạn thảo email lạnh chuyên nghiệp cho khách hàng tiềm năng thể hiện sự quan tâm đến doanh nghiệp của họ và đề xuất cuộc họp." Điều này cho AI biết chính xác những gì bạn muốn, dẫn đến email lạnh được tạo tốt sẵn sàng được gửi.

Những lời nhắc này có thể dễ dàng được điều chỉnh theo tùy chọn ngôn ngữ của bạn, cho dù bạn là người dùng ngôn ngữ Đức, Tiếng Quan Thoại, Tiếng Swahili, Tiếng Afrikaans hay bất kỳ ngôn ngữ nào khác—chỉ cần thêm "Phản hồi bằng " vào cuối bất kỳ lời nhắc nào.

Viết email chào đón bằng ChatGPT

Khai thác trợ lý viết AI để soạn thảo email chào đón ấm áp có thể giảm đáng kể thời gian và công sức mà bạn sẽ chi khác cho các thông liên lạc thiết yếu này.

Với lời nhắc được công thức hóa tốt, bạn có thể tạo hiệu quả phản hồi GPT thể hiện giọng nói và tông đề của tổ chức bạn đồng thời cung cấp thông tin cần thiết cho người đăng ký hoặc khách hàng mới.

Cách nhắc ChatGPT viết email chào đón

Để nhắc email chào đón, hãy bắt đầu bằng cách chỉ ra loại thông liên lạc bạn muốn tạo, sau đó cung cấp bối cảnh ngắn.

Bối cảnh này có thể bao gồm thông tin về người nhận (chẳng hạn như người đăng ký mới hoặc người mua lần đầu), tông đề bạn muốn email thể hiện (thân thiện, chính thức, v.v.) và bất kỳ chi tiết chính nào được đưa vào email.

Chi tiết chính để đưa vào lời nhắc

Chi tiết chính nên có trong lời nhắc có thể bao gồm vai trò hoặc mối quan hệ của người nhận với công ty (người đăng ký mới, người mua lần đầu, v.v.), mục đích của email chào đón (cảm ơn họ vì đã tham gia, mời họ khám phá dịch vụ, v.v.) và tón d mong muốn.

Thông tin này sẽ cho phép ChatGPT writer tạo email thích hợp và hiệu quả, tạo ấn tượng đầu tiên đúng đắn cho thương hiệu hoặc tổ chức của bạn.

Ví dụ về lời nhắc thành công

Lời nhắc 1

"ChatGPT, viết email chào đón thân thiện cho người đăng ký mới bản tin hàng tuần của chúng tôi. Nó sẽ bao gồm cảm ơn vì đã đăng ký, tổng quan ngắn gọn về những gì họ có thể mong đợi từ bản tin của chúng tôi và khuyến khích liên hệ với chúng tôi nếu có bất kỳ câu hỏi nào."

Lời nhắc 2

"ChatGPT, vui lòng soạn thảo email chào đón chuyên nghiệp cho người dùng mới đăng ký gói phần mềm cao cấp của chúng tôi. Bao gồm lời cảm ơn vì đã chọn dịch vụ của chúng tôi, thông tin về cách bắt đầu và cung cấp hỗ trợ khách hàng nếu cần."

Viết email xác minh tài khoản bằng ChatGPT

Email xác minh tài khoản là một lĩnh vực khác mà trợ lý viết Chat AI có thể cung cấp phản hồi chất lượng cao, tiết kiệm thời gian của bạn và đảm bảo các giao thức bảo mật được thỏa mãn. Một lời nhắc được tạo tốt sẽ cho phép AI tạo email xác minh có tính chuyên nghiệp, rõ ràng và lễ phép thúc đẩy người dùng thực hiện các hành động cần thiết.

Cách nhắc ChatGPT viết email xác minh tài khoản

Khi nhắc ChatGPT viết email xác minh tài khoản, bạn cần rõ ràng về hành động mà người dùng cần thực hiện nếu bạn muốn tạo ra sao chép phản hồi sẽ không cần sửa đổi.

Ví dụ, bạn có thể bao gồm chi tiết như yêu cầu nhấp vào liên kết để xác minh tài khoản, thông tin về những gì họ sẽ có quyền truy cập hoặc dịch vụ sau xác minh và lời cảm ơn vì sự đăng ký của họ.

Chi tiết chính để đưa vào lời nhắc

Chi tiết chính để đưa vào lời nhắc là mục đích của email (xác minh tài khoản), hành động mà người dùng cần thực hiện (nhấp vào liên kết), những gì họ nhận được sau xác minh (quyền truy cập vào các dịch vụ hoặc nội dung nhất định) và một ghi chú đóng thân thiện.

Những chi tiết này đảm bảo email kết quả toàn diện và hướng dẫn người dùng.

Ví dụ về lời nhắc thành công

Lời nhắc 1

"ChatGPT, viết email xác minh tài khoản cho người dùng vừa đăng ký nhận bản tin tạp chí kỹ thuật số của chúng tôi. Email sẽ yêu cầu họ nhấp vào liên kết để xác minh tài khoản của họ, thông báo cho họ về quyền truy cập đầy đủ vào tất cả nội dung của chúng tôi sau xác minh và bày tỏ lòng cảm ơn vì chọn chúng tôi."

Lời nhắc 2

"Nhà văn ChatGPT, bạn có thể soạn thảo email xác minh tài khoản rõ ràng cho thành viên mới của nền tảng học tập trực tuyến của chúng tôi không? Email cần bao gồm lời nhắc để họ xác minh tài khoản của họ bằng cách nhấp vào liên kết, chi tiết các khóa học họ sẽ có quyền truy cập sau xác minh và cảm ơn vì sự đăng ký của họ."

Viết email thông báo vận chuyển bằng ChatGPT

Email thông báo vận chuyển rất quan trọng trong việc duy trì liên lạc với khách hàng sau khi họ mua hàng. ChatGPT là công cụ mạnh mẽ có thể giúp soạn thảo email chi tiết và tính thông tin cập nhật khách hàng của bạn về tiến trình của đơn hàng của họ.

Cách nhắc ChatGPT viết email thông báo vận chuyển

Nhắc trợ lý viết AI để viết email thông báo vận chuyển liên quan đến việc chỉ định loại email bạn muốn viết, tiếp theo là chi tiết về sản phẩm, thời gian giao hàng dự kiến và đề nghị hỗ trợ khách hàng thêm nếu cần.

Chi tiết chính để đưa vào lời nhắc

Chi tiết chính để đưa vào lời nhắc của bạn là chi tiết sản phẩm (những gì đã được đặt hàng), tình trạng chuyên chở (nếu và khi sản phẩm được vận chuyển), thời gian giao hàng dự kiến, chi tiết theo dõi và ghi chú đóng cung cấp hỗ trợ thêm nếu cần thiết.

Ví dụ về lời nhắc thành công

Lời nhắc 1

"ChatGPT, viết email thông báo vận chuyển chi tiết cho khách hàng đã đặt hàng một mảnh nội thất tùy chỉnh từ cửa hàng trực tuyến của chúng tôi. Bao gồm chi tiết tình trạng chuyên chở, thời gian giao hàng dự kiến, chi tiết theo dõi và ghi chú cảm ơn vì mua hàng của họ."

Lời nhắc 2

"ChatGPT, vui lòng soạn thảo email thông báo vận chuyển tính thông tin cho khách hàng mua đĩa vinyl phiên bản giới hạn từ cửa hàng âm nhạc của chúng tôi. Email sẽ bao gồm tình trạng chuyên chở, chi tiết theo dõi, thời gian giao hàng dự kiến và ghi chú cảm ơn vì mua hàng của họ."

Viết email tiếp thị bằng ChatGPT

ChatGPT có thể là một trò chơi thay đổi cho giao tiếp tiếp thị. Từ nội dung khuyến mãi đến công bố sản phẩm mới, công cụ AI này có thể giúp tạo email tiếp thị hấp dẫn vang vọng với đối tượng của bạn.

Cách nhắc ChatGPT viết nội dung tiếp thị và khuyến mãi

Khi nhắc ChatGPT viết nội dung tiếp thị, hãy bao gồm nhiều chi tiết nhất có thể về sản phẩm hoặc dịch vụ, đối tượng mục tiêu, mục đích của email (để thông báo, quảng bá hoặc bán) và tón đề của tin nhắn.

Chi tiết chính để đưa vào lời nhắc

Chi tiết chính để đưa vào lời nhắc phải xoay quanh sản phẩm hoặc dịch vụ được tiếp thị, các điểm bán hàng duy nhất (USPs), đối tượng mục tiêu và hành động mà bạn muốn người nhận thực hiện. Thông tin này giúp AI tạo ra văn bản truyền đạt hiệu quả thông điệp tiếp thị của bạn.

Ví dụ về lời nhắc thành công

Lời nhắc 1

"ChatGPT, soạn thảo email tiếp thị quảng bá bộ sưu tập mùa xuân sắp tới của chúng tôi cho những người đăng ký của chúng tôi. Email sẽ nêu bật các thiết kế độc đáo và sử dụng vật liệu bền vững và bao gồm lời kêu gọi hành động để họ kiểm tra bộ sưu tập mới trên trang web của chúng tôi."

Lời nhắc 2

"ChatGPT, viết email tiếp thị hấp dẫn thông báo cập nhật mới cho trò chơi di động phổ biến của chúng tôi cho cơ sở người dùng của chúng tôi. Email sẽ thảo luận về các tính năng mới, lợi ích của cập nhật và lời kêu gọi hành động để tải xuống cập nhật."

Chìa khóa để tương tác thành công với ChatGPT nằm ở chi tiết và tính cụ thể của lời nhắc của bạn. Với cách tạo hình cẩn thận, bạn có thể khai thác toàn bộ tiềm năng của công cụ AI mạnh mẽ này.

Xem video sau bởi Anastasia Blogger, khi cô ấy giải thích cách viết tất cả các loại email với sự trợ giúp của ChatGPT.

Nên và không nên khi sử dụng ChatGPT cho email giao dịch

Tận dụng các giải pháp NLP AI cho các tin nhắn giao dịch và email khách hàng có thể cách mạng hóa cách bạn kết nối với khách hàng của mình. Tuy nhiên, để sử dụng nó một cách hiệu quả, bạn nên tuân theo các thực tiễn tốt nhất nhất định và tránh những cạm bẫy phổ biến.

Nên

• Cung cấp hướng dẫn rõ ràng: Sự rõ ràng là chìa khóa khi tương tác với ChatGPT. Hãy rõ ràng về mục đích, bối cảnh và tón đề mong muốn của email trong lời nhắc của bạn. Càng cụ thể bạn, mô hình càng có thể tạo nội dung có liên quan.

• Bao gồm chi tiết chính: Trong khi giữ hướng dẫn của bạn chính xác, đừng quên bao gồm các chi tiết cần thiết. Ví dụ, nếu bạn muốn email xác minh tài khoản, hãy cung cấp các điểm thiết yếu như tên doanh nghiệp, hành động người dùng được yêu cầu và bất kỳ yếu tố nào khác bạn muốn đưa vào.

• Lặp lại và tinh chỉnh: Thử nghiệm với các lời nhắc và phong cách khác nhau. Nếu phản hồi tạo đầu tiên không phải là những gì bạn đang tìm kiếm, hãy tinh chỉnh hướng dẫn của bạn và thử lại.

• Kiểm tra tính bền vững: Mô hình AI đôi khi có thể tạo ra văn bản trong khi được ngữ pháp chính xác, có thể thiếu tính bền vững logic. Luôn đọc nội dung được tạo để đảm bảo nó chính xác bối cảnh và có ý nghĩa.

Không nên

• Tránh hướng dẫn mơ hồ: Trong khi ChatGPT được thiết kế để hiểu bối cảnh, nó hoạt động tốt nhất khi được cung cấp lời nhắc chi tiết. Hướng dẫn mơ hồ có thể dẫn đến phản hồi chung bỏ lỡ các thông tin cụ thể của những gì bạn cần.

• Không quá sử dụng thuật ngữ chuyên ngành: Trong khi các thuật ngữ ngành có thể cần thiết, quá tải lời nhắc của bạn bằng ngôn ngữ kỹ thuật có thể làm phức tạp giao tiếp và làm cho nội dung được tạo ít dễ tiếp cận với đối tượng của bạn.

• Không bỏ qua sự chạm tay cá nhân: Hãy nhớ, AI là một công cụ được thiết kế để hỗ trợ tương tác của con người, không phải thay thế nó. Duy trì sự cân bằng giữa tự động hóa và cá nhân hóa. Xem xét và điều chỉnh nội dung được tạo của AI để đảm bảo nó phù hợp với giọng nói thương hiệu của bạn và vang vọng với đối tượng của bạn.

• Không bỏ qua quyền riêng tư và tuân thủ: Luôn đảm bảo rằng dữ liệu bạn cung cấp cho ChatGPT tôn trọng các tiêu chuẩn quyền riêng tư của người dùng và tuân thủ tất cả các quy định pháp lý. Không sử dụng mô hình AI để tạo nội dung có thể vi phạm những tiêu chuẩn này.

Kết luận

ChatGPT là công cụ mạnh mẽ mà khi sử dụng đúng cách, có thể hợp lý hóa đáng kể quy trình tạo email của bạn.

Tuy nhiên, rất quan trọng là phải duy trì sự chạm tay của con người trong thương hiệu của bạn và đảm bảo rằng giao tiếp của bạn vẫn hấp dẫn và cá nhân.

Khi tạo email giao dịch và tiếp thị, bạn nên tiếp tục cá nhân hóa chúng bằng cách thêm hình ảnh và các tính năng thiết kế đa phương tiện khác.

Với sự pha trộn suy tư của AI và sáng tạo của con người, bạn có thể tạo email giao dịch hiệu quả thực sự kết nối với đối tượng của bạn.

Mailer To Go và ChatGPT writer là sự kết hợp mạnh mẽ để quản lý email giao dịch và tiếp thị.

Họ cung cấp một cách hiệu quả để giao tiếp với khách hàng và tạo nội dung chuyên nghiệp, chất lượng cao một cách dễ dàng. Vì vậy, tại sao không thử và đưa giao tiếp email của bạn lên các tầng cao mới?

Các câu hỏi thường gặp

ChatGPT dành cho email là gì?

ChatGPT writer là ứng dụng của mô hình ngôn ngữ tự nhiên của OpenAI, ChatGPT, có thể được sử dụng để hỗ trợ viết email. Nó có thể tạo gợi ý viết, hoàn thành câu và thậm chí toàn bộ email dựa trên lời nhắc đơn giản. Đó là một công cụ có thể giúp hợp lý hóa giao tiếp email của bạn, đặc biệt khi nói đến email giao dịch và email thường xuyên.

ChatGPT dành cho email hoạt động như thế nào?

ChatGPT writer hoạt động bằng cách sử dụng công nghệ AI tiên tiến để tạo toàn bộ email và tin nhắn. Bạn cung cấp lời nhắc đơn giản hoặc mô tả ngắn về những gì bạn muốn viết, và ChatGPT sẽ tạo nội dung cho bạn. Nó có thể giúp bạn đặt tón đề và định dạng đúng cho tin nhắn của bạn, sửa lỗi ngữ pháp, diễn đạt lại văn bản thậm chí tóm tắt văn bản.

Tôi có thể sử dụng ChatGPT cho email với các nhà cung cấp dịch vụ email khác không?

Có, ChatGPT có thể được sử dụng với các nhà cung cấp dịch vụ email khác nhau. Ví dụ, nếu bạn đang sử dụng nhà cung cấp dịch vụ email giao dịch như Mailer To Go, bạn có thể viết email với sự trợ giúp của ChatGPT và sau đó gửi chúng bằng Mailer To Go.

Tôi có thể đào tạo ChatGPT để viết email của tôi như thế nào?

Đào tạo các công cụ AI như ChatGPT để viết email của bạn liên quan đến việc sử dụng công cụ thường xuyên và cung cấp cho nó những lời nhắc phù hợp với phong cách viết của bạn và nội dung bạn muốn tạo. Theo thời gian, AI học hỏi từ các lời nhắc của bạn và có thể tạo nội dung phù hợp chặt chẽ với phong cách viết của bạn.

ChatGPT có thể giúp tôi viết những email khó khăn tại công ty không?

Hoàn toàn đúng. ChatGPT writer có thể là công cụ vô giá để viết những email khó khăn tại công ty. Bạn có thể nhắc ChatGPT viết email bạn muốn, và nó sẽ tạo email chuyên nghiệp và có cấu trúc tốt dựa trên lời nhắc của bạn. Nó có thể giúp bạn xử lý những tình huống khó khăn một cách dễ dàng và chuyên nghiệp.

ChatGPT có thể viết email lạnh không?

Có, ChatGPT có thể được sử dụng để viết email lạnh. Với lời nhắc đơn giản, ChatGPT sẽ tạo gợi ý viết, hoàn thành câu và thậm chí toàn bộ email cho bạn. Nó có thể giúp bạn soạn thảo email lạnh hoàn hảo để tăng cơ hội nhận được phản hồi tích cực.