Mỗi doanh nghiệp thịnh vượng biết rằng để đạt được thành công tối đa, giữ chân khách hàng cũ còn quan trọng hơn thu được khách hàng mới.

Bằng cách hoàn thiện email gia hạn, bạn có thể giúp duy trì mối quan hệ mạnh mẽ với khách hàng hiện tại, điều này sẽ làm tăng cường danh tiếng thương hiệu của bạn. Sau cùng, khách hàng trung thành là những người ủng hộ tuyệt vời nhất của bạn.

Vậy, email gia hạn là gì?

Email gia hạn là những thông báo tự động được gửi cho khách hàng để nhắc nhở họ rằng các thành viên, đăng ký hoặc hợp đồng của họ sắp hết hạn.

Chúng là điều cần thiết để giữ chân và trung thành khách hàng. Những lá thư gia hạn thành viên này yêu cầu khách hàng hành động để tiếp tục sử dụng dịch vụ hoặc sản phẩm của bạn.

1. Cá nhân hóa

Sử dụng tên khách hàng của bạn trong dòng chủ đề và phần thân email là một cách tuyệt vời để cho họ biết rằng bạn đang nghĩ về họ. Càng cá nhân hóa email của bạn, khách hàng càng có khả năng đọc nó.

Hơn nữa, nếu bạn biết một điều gì đó về khách hàng này, bạn có thể muốn sử dụng thông tin đó để tạo ra sự quan tâm cho người dùng.

Một ví dụ hay là nhắc đến khoảng thời gian họ đã là khách hàng của bạn khi gửi lá thư gia hạn thành viên (ví dụ: "Xin chào Daniel, cảm ơn bạn đã là khách hàng trung thành gần một năm rồi").

2. Làm cho quá trình gia hạn dễ dàng — thêm CTA rõ ràng

Khách hàng của bạn sẽ đánh giá cao việc bạn trân trọng thời gian của họ! Một quá trình gia hạn phức tạp có thể làm khách hàng chối bỏ.

Giúp khách hàng của bạn dễ dàng và kịp thời gia hạn đăng ký bằng cách thêm nút CTA nổi bật từ phần còn lại của email, và cho phép gia hạn một cú nhấp chuột qua email, trang web hoặc hồ sơ thành viên.

Nó có thể đọc đơn giản như "Nhấp vào đây để gia hạn đăng ký của bạn".

3. Giữ đơn giản

Email gia hạn được gửi đến khách hàng đã quen thuộc với doanh nghiệp của bạn, vì vậy không cần phải gánh nặng họ bằng nội dung quảng cáo và mô tả dài dòng về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

Giữ email nhắc nhở gia hạn của bạn ngắn gọn và súc tích.

4. Hãy thử cung cấp incentives

Thúc đẩy khách hàng tiếp tục kinh doanh với bạn bằng cách cung cấp cho họ một phần thưởng hấp dẫn. Đây là một cách tuyệt vời để giữ họ nhận biết giá trị bạn cung cấp.

Giảm giá cho các kế hoạch hàng năm và dịch vụ miễn phí một tháng là một số lợi ích bổ sung bạn có thể cung cấp cho khách hàng. Để tăng khả năng gia hạn, bạn cũng có thể tạo cảm giác cấp bách bằng cách thêm giới hạn thời gian trong email gia hạn thành viên của bạn.

Ai không thích một thỏa thuận tốt?

5. Gửi một chuỗi email

Thay vì gửi một email duy nhất, hãy tạo một chuỗi email để tăng khả năng khách hàng sẽ mở email và gia hạn đăng ký của họ.

Ba email có khả năng sẽ có tác dụng. Email đầu tiên phải được gửi một tháng trước khi tài khoản hết hạn với một lời nhắc nhở thân thiện, dễ tiếp cận rằng đã đến lúc gia hạn đăng ký.

Email thứ hai thường được gửi 10 ngày trước khi tài khoản hết hạn và có thể bao gồm một incentive (tham khảo #4 ở trên).

Cuối cùng, email thứ ba phải được gửi 3 ngày trước khi tài khoản hết hạn, và phải bao gồm một nút gọi hành động rất rõ ràng và hiệu quả.

6. Sử dụng nhà cung cấp dịch vụ email đáng tin cậy

Cách hiệu quả nhất để đảm bảo email gia hạn của bạn sẽ đến hộp thư đến của khách hàng là sử dụng một nhà cung cấp dịch vụ email đáng tin cậy.

Với sự trợ giúp của Mailer To Go, dịch vụ cung cấp email tự động đơn giản, an toàn và có thể mở rộng, bạn có thể gửi ra các chuỗi email gia hạn được định thời hợp lý, tự động và đạt được mục tiêu giữ chân khách hàng của bạn!

7. Tạo cảm giác cấp bách

Thông điệp của bạn phải chứa các cụm từ cho thấy cảm giác cấp bách, hoặc sợ bỏ lỡ (FOMO), và khuyến khích khách hàng bắt đầu quá trình gia hạn.

Các ví dụ về những cụm từ như vậy bao gồm "hành động ngay bây giờ", "nâng cấp ngay bây giờ", "đừng bỏ lỡ chiết khấu này", v.v. Những cụm từ này thu hút người nhận email để hành động nhanh chóng về gia hạn tự động của họ.

Chiến lược này hoạt động đặc biệt với thế hệ Millennials, 69% trong số họ nói rằng họ trải qua nó hàng ngày hoặc hàng giờ. Để có kết quả tốt hơn, bạn có thể bao gồm một incentive có giới hạn thời gian trong thông điệp cùng với những cụm từ tạo ra sợ bỏ lỡ.

Incentive có thể thúc đẩy người nhận chọn tùy chọn gia hạn tự động.

8. Nêu rõ ngày gia hạn và chi tiết thanh toán

Nếu bạn đang gửi email gia hạn để giữ chân một thành viên hoạt động, hãy đảm bảo rằng bạn nêu rõ chi tiết về quá trình gia hạn. Cho khách hàng biết ngày chính xác khi thành viên của họ hết hạn và ngày gia hạn chính xác.

Nêu rõ thông tin thanh toán, giá cả và cách họ dự kiến thanh toán cho nó. Điều này làm cho quá trình gia hạn dễ dàng hơn cho người nhận, có nghĩa là họ sẽ có khả năng theo dõi cao hơn.

9. Làm nổi bật các điểm giá trị

Một chiến lược email marketing thông minh là làm nổi bật các điểm giá trị của sản phẩm cho người nhận, và điều này cũng áp dụng cho email gia hạn.

Nêu rõ các lợi ích của sản phẩm mà khách hàng đã từng tận hưởng và những gì họ sẽ tiếp tục tận hưởng nếu họ gia hạn. Bạn thậm chí có thể nêu các tính năng mới mà bạn đang làm việc để nhắc nhở khách hàng về những gì họ có thể bỏ lỡ nếu thành viên của họ hết hạn.

Làm nổi bật các điểm giá trị sẽ có tác dụng lớn trong việc thuyết phục các thành viên hiện tại hoặc các thành viên không hoạt động để giữ chân các đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm của họ. Đây là một trong những cách hiệu quả nhất để giữ các thành viên cao cấp thanh toán cho sản phẩm của bạn và tạo ra doanh thu ổn định.

10. Thêm liên kết trực tiếp đến trang thanh toán

Điều quan trọng là phải giữ cho khách hàng kiểm soát vận mệnh của đăng ký dựa trên đăng ký của họ. Do đó, bạn có thể thêm một liên kết chuyển hướng họ đến trang cập nhật thanh toán nơi họ có thể kiểm soát mọi thứ về quá trình thanh toán.

Trên trang này, họ có thể cập nhật chi tiết tài khoản và chi tiết thẻ của họ hoặc hủy đăng ký của họ nếu đó là lựa chọn họ muốn. Trang này làm cho mọi thứ về thanh toán lặp lại dễ dàng hơn nhiều và làm cho khách hàng tin tưởng bạn hơn.

11. Phân chia danh sách của bạn

Phân chia đề cập đến việc chia danh sách email duy nhất của bạn thành một số danh sách nhỏ hơn, có mục tiêu hơn. Các danh sách nhỏ hơn chứa địa chỉ email được nhóm lại theo các sở thích chung và các yếu tố như tuổi, độ dài đăng ký, chi tiêu khách hàng, v.v.

Ý tưởng của phân chia danh sách của bạn là bạn có thể cung cấp trải nghiệm được cá nhân hóa hơn cho từng phân khúc thay vì sử dụng cùng một chiến lược email marketing cho tất cả các phân khúc.

Phân chia danh sách của bạn có nghĩa là bạn có thể gửi các lời nhắc nhở gia hạn hiệu quả hơn cho từng phân khúc. Ví dụ, bạn có thể gửi một lời nhắc nhở gia hạn khác cho những khách hàng đã ở với bạn dưới một năm và những khách hàng đã ở với bạn trong nhiều năm.

Các lá thư gia hạn khác nhau sẽ sử dụng các thông điệp khác nhau cho từng phân khúc. Bằng cách này, bạn có thể thu hút sự chú ý của đặc điểm của từng phân khúc tốt hơn và tăng khả năng khách hàng sẽ gia hạn đăng ký hàng năm của họ.

Mức tăng tỷ lệ chuyển đổi nhỏ từ phân chia email có thể thêm nhiều vào doanh thu của bạn. Các chiến dịch email marketing được phân chia nhận được tỷ lệ mở cao hơn 14% so với các email không được phân chia và chịu trách nhiệm cho 77% lợi nhuận đầu tư (ROI) từ chi tiêu email marketing.

12. Cho phép gia hạn tự động

Gia hạn tự động là một cách tuyệt vời để tăng tỷ lệ gia hạn đăng ký của bạn. Khi bạn gửi email gia hạn, bạn có thể cho phép người nhận chọn gia hạn tự động. Bằng cách này, họ không phải tự gia hạn đăng ký theo cách thủ công và rủi ro mất nó nếu họ quên.

Họ chỉ cần cung cấp thông tin thanh toán của họ và bộ xử lý thanh toán của bạn có thể tự động tính phí thẻ của họ để gia hạn tự động. Lần duy nhất họ có thể cần thay đổi mọi thứ là khi thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng của họ hết hạn.

Khám phá các bài đăng mới nhất của chúng tôi để cải thiện tỷ lệ khả năng gửi email của bạn, và hơn nữa!

13. Sử dụng dòng chủ đề email sáng tạo

Dòng chủ đề là điều đầu tiên mà người nhận email gia hạn của bạn sẽ thấy. Do đó, nó phải sử dụng thông điệp sáng tạo tạo ra cảm giác cấp bách.

"Xin chào, đăng ký của bạn sắp hết", "Đừng để đăng ký của bạn bị mất", và "Gia hạn sớm để tận hưởng các tính năng của chúng tôi" là các ví dụ tốt về dòng chủ đề sáng tạo. Lưu ý rằng các dòng chủ đề phải ngắn gọn và chính xác, nếu không người nhận sẽ không thể nắm bắt ý tưởng ngay lập tức.

47% người nhận email mở email dựa trên dòng chủ đề riêng, vì vậy điều quan trọng là sử dụng một dòng sẽ thu hút sự chú ý của họ.

14. Tạo danh sách tự động

Phần mềm quản lý đăng ký của bạn phải có khả năng tạo một danh sách tự động về tất cả các thành viên chưa thanh toán vượt quá ngày hết hạn của họ.

Điều này sẽ giúp dễ dàng biết khách hàng nào để gửi email nhắc nhở gia hạn thay vì sift qua bảng tính để xác định những người để đăng ký hết hạn.

Khi bạn tạo danh sách, bạn có thể phân chia chúng thành các danh sách nhỏ hơn để marketing hiệu quả hơn hoặc gửi cùng một thông điệp cho tất cả các địa chỉ trên danh sách, mặc dù phân chia mang lại kết quả hiệu quả hơn từ email gia hạn thành viên.

15. Cho khách hàng thêm thời gian để gia hạn

Đừng chỉ đơn giản cắt đứt đăng ký của khách hàng nếu họ không thanh toán phí thành viên của họ vào ngày đến hạn. Có nhiều lý do tại sao khách hàng có thể quên gia hạn, và tốt nhất là cố gắng tìm ra.

Bạn có thể gửi một email theo dõi ngay sau ngày hết hạn để hỏi họ tại sao, vì nó có thể là một lý do mà bạn có thể dễ dàng khắc phục. Nếu bạn gửi một, hai hoặc ba bản theo dõi cho khách hàng trực tiếp và họ vẫn không gia hạn, thì bạn có thể hủy quyền truy cập của họ.

16. Tạo chương trình giới thiệu

Bạn có thể tạo một chương trình giới thiệu cho khách hàng để truyền bá phần thưởng về thương hiệu của bạn cho vòng tròn xã hội của họ. Bạn thậm chí có thể thêm incentives gia hạn để thúc đẩy họ làm điều này, ví dụ: giảm giá 50% cho giá gia hạn nếu họ thành công giới thiệu khách hàng cho bạn.

Điều này giúp lá thư gia hạn của bạn hiệu quả hơn và biến cơ sở khách hàng của bạn thành một mạng lưới những người ủng hộ thương hiệu. Các chương trình giới thiệu được biết là tạo ra tỷ lệ chuyển đổi cao hơn 3-5 lần so với các kênh marketing khác.

17. Cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời

Dịch vụ khách hàng là một trong những xem xét chính trong việc giữ chân khách hàng. Bạn nên thiết lập một hệ thống để khách hàng có thể hỏi bạn những câu hỏi về đăng ký hàng năm của họ và nhận được phản hồi nhanh chóng.

Trả lời nhanh chóng sẽ làm cho họ sẵn sàng hơn để gia hạn thành viên của họ vì bạn ở đó để hướng dẫn họ qua mỗi bước. Nó cũng sẽ cải thiện thái độ thân thiện của khách hàng với thương hiệu của bạn, điều này đóng một vai trò lớn trong việc gia hạn thành viên.

Dịch vụ khách hàng tuyệt vời giúp bạn giữ chân người dùng và xây dựng mối quan hệ khách hàng lâu dài.

18. Làm cho dễ dàng để hủy hoặc tạm dừng đăng ký

Điểm này có vẻ đối nghịch với việc tối ưu hóa cho việc gia hạn thành viên, nhưng nó hoạt động. Hãy nhớ rằng nên giữ khách hàng kiểm soát. Giúp họ dễ dàng hủy hoặc tạm dừng đăng ký của họ nếu đó là lựa chọn họ muốn.

Tránh các "dark patterns" mà nhiều nền tảng sử dụng để khó khăn hủy đăng ký, chẳng hạn như ẩn nút hủy hoặc tạm dừng hoặc yêu cầu cuộc gọi điện thoại để hủy.

Nếu bạn sử dụng các mẫu phương pháp không hợp pháp, bạn có thể giữ doanh thu trong một thời gian từ những khách hàng khó khăn hủy, nhưng bạn sẽ mất nhiều hơn trong sức hấp dẫn thương hiệu và bán hàng khi những khách hàng này đưa ra các đánh giá xấu về dịch vụ của bạn.

19. Gửi email hết hạn thẻ

Hầu hết các thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng hết hạn từ 3 đến 5 năm sau khi phát hành, và các thẻ hết hạn là một trong những nguyên nhân chính gây rút khách hàng.

Do đó, điều quan trọng là gửi thông báo cho những khách hàng có thẻ sắp hết hạn, để họ có thể nhập chi tiết thẻ mới và thanh toán thành công cho các gia hạn. Bạn nên làm điều này 30 đến 60 ngày trước khi thẻ hết hạn, và bạn có thể gửi nhiều email để nhắc nhở khách hàng.

Có nhiều công cụ phần mềm cho phép bạn gửi thông báo hết hạn thẻ tự động cho khách hàng. Những công cụ này có tác dụng lớn trong việc giảm rút khách hàng của bạn.

20. Trân trọng khách hàng của bạn

Điều quan trọng là phải trân trọng những khách hàng gắn bó với dịch vụ của bạn và gia hạn đăng ký của họ trong nhiều năm.

Bạn có thể gửi email trân trọng cho những khách hàng gắn bó với bạn trong một thời gian, ví dụ: 5 năm, để làm cho họ cảm thấy quan trọng và được yêu quý. Bạn thậm chí có thể thêm các freebies như giảm giá cho gia hạn tiếp theo để làm cho họ hạnh phúc và có khả năng ở lại cao hơn.

Chúng tôi đã nói trước đây về phân chia email và nó áp dụng ở đây. Bạn có thể đơn giản là phân chia danh sách email của bạn theo số năm khách hàng đã đăng ký dịch vụ của bạn và gửi email trân trọng cho phân khúc chính xác.

Để kết thúc

Thu được khách hàng mới là một điều và giữ chân khách hàng hiện tại là một điều khác. Email gia hạn là cần thiết cho các công ty đăng ký để giữ khách hàng và giảm rút.

Chúng tôi đã trình bày các phương pháp tốt nhất để tuân theo để gửi các email gia hạn hiệu quả nhất và giữ chân khách hàng của bạn nhiều nhất có thể. Hãy tuân theo các phương pháp này, và bạn có khả năng sẽ thấy kết quả tích cực và duy trì doanh thu ổn định.

Khám phá các bài đăng mới nhất của chúng tôi để biết thêm các phương pháp tốt nhất cho email transactional.

Các câu hỏi thường gặp

Email gia hạn là gì?

Email gia hạn là một thông báo tự động được gửi cho khách hàng để nhắc nhở họ rằng đăng ký, thành viên hoặc hợp đồng của họ với công ty bạn sắp hết hạn. Mục đích của email này là thúc đẩy khách hàng gia hạn thỏa thuận hoặc đăng ký của họ, đảm bảo sử dụng liên tục của sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

Tại sao email gia hạn lại quan trọng?

Email gia hạn rất quan trọng vì chúng giúp giữ chân khách hàng và duy trì doanh thu. Bằng cách nhắc nhở khách hàng về ngày gia hạn sắp tới, bạn cung cấp cho họ cơ hội để tiếp tục sử dụng dịch vụ của bạn mà không bị gián đoạn. Điều này cũng cung cấp cơ hội để liên lạc bất kỳ thay đổi hoặc cập nhật nào liên quan đến gia hạn.

Phải bao gồm những gì trong email gia hạn?

Email gia hạn phải bao gồm những điều sau:

• Dòng chủ đề rõ ràng cho biết đó là thông báo gia hạn.

• Lời chào được cá nhân hóa.

• Thông tin về ngày gia hạn và quá trình gia hạn.

• Chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ được gia hạn.

• Thông tin liên hệ hỗ trợ khách hàng trong trường hợp khách hàng có câu hỏi hoặc vấn đề.

Nếu bạn đang sử dụng dịch vụ email transactional như Mailer To Go, họ có thể giúp bạn tự động hóa và quản lý những email gia hạn này một cách hiệu quả.

Làm cách nào để làm cho email gia hạn của tôi hiệu quả hơn?

Để làm cho email gia hạn của bạn hiệu quả hơn, hãy đảm bảo chúng được cá nhân hóa và gửi vào đúng lúc. Cá nhân hóa có thể bao gồm gọi khách hàng bằng tên và đề cập đến dịch vụ cụ thể mà họ đang sử dụng.

Thời gian cũng rất quan trọng - bạn muốn cung cấp cho khách hàng đủ thông báo để hành động, nhưng không quá nhiều để họ quên về gia hạn. Nó cũng hữu ích khi cung cấp hướng dẫn rõ ràng về cách gia hạn và liên hệ với ai để được hỗ trợ.

Có thể tự động hóa email gia hạn không?

Có, email gia hạn có thể được tự động hóa. Điều này thường được thực hiện bằng cách sử dụng nhà cung cấp dịch vụ email transactional như Mailer To Go. Những dịch vụ này có thể tự động gửi email gia hạn dựa trên ngày hết hạn của đăng ký hoặc hợp đồng của mỗi khách hàng.