没有人喜欢成为坏消息的传递者，尤其是涉及金钱时。然而，忽视客户的付款失败、不正确的账单详情或超出计划限制可能会对您的业务造成负面影响。这就是催款邮件的用处所在。

在处理付款问题时，最好尽快控制局面，否则您可能因订阅过期和利润损失而失去客户。

发送精心编写且时间恰当的催款邮件（或通过电子邮件发送的催款信函）可以帮助您保持事情正常进行。

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您说的催款邮件是什么意思？

您可能想知道催款邮件是什么，或者更具体地说，"催款是什么意思？"这是可以理解的。毕竟，这是一个奇怪的术语，不是我们日常使用的词汇——除非我们谈论催款邮件。

然而，回到17世纪，"dun"或"dunning"这个词更为普遍，指的是企业或个人向客户持续要求偿还债务。这通常通过催款信完成，如果您不幸的话，可能通过敲门进行。

在21世纪的语境中，这只是要求客户偿还欠款的过程，当通过电子邮件进行时，就称为催款邮件。

什么是催款邮件？

催款邮件是企业发送给客户的账户相关消息，用于提醒他们信用卡过期、付款失败、过期的付款详情、不正确的账单详情或逾期发票。

催款邮件也称为付款失败邮件。它们的主要目的是为付款默认提供解决方案，例如更新账单信息或手动完成付款的方式，以便客户可以继续使用该服务或产品。

催款邮件通常以催款邮件序列的形式发送，是减少客户流失和利润损失以及提高保留率的强大技术。

催款邮件最佳实践

1. 撰写引人注目的催款邮件主题行

实现成功催款邮件的第一步是撰写引人注目的催款邮件主题行，促使客户打开他们的邮件——因为这是您获得失败付款支付和账单信息更新的唯一方式。

催款邮件撰写的第一条规则是使用直接的主题行，告知收件人需要采取行动。

例如：

• 需要采取行动：更新您的付款信息以继续使用Mailer To Go。

• 通知：您的信用卡已被拒绝。

• 您好 <name>，我们无法处理您的付款。

• 紧急操作必需：修改您的账单信息以继续使用MTG。

2. 使用清晰的发件人和回复地址

通过在电子邮件地址中包含您品牌的名称并从与邮件末尾签署人相同的发件人发送邮件，帮助客户验证催款邮件的真实性。

此外，不要从无回复地址发送您的催款邮件，因为如果客户有问题或需要进一步帮助，可能会让他们感到沮丧。

3. 保持催款邮件简洁明了

您发送催款信函电子邮件的最终目的是让您的客户更新他们的付款信息、更正他们的账单信息或手动完成失败的付款，因此不要写一封可能使他们感到困惑的冗长邮件。

您的催款邮件应说明导致您发送邮件的确切问题、需要采取哪些行动来解决该问题以及如果问题持续会发生什么。

例如：

• 我们无法从您以0000结尾的Visa卡中收取您的ACME炸药付款。请更新您的付款信息以完成您的购买。

嘟嘟，最好更新您的账单信息以避免收到另一封催款邮件或更糟的情况。

4. 添加截止日期

为了获得客户的更新付款信息并让他们采取行动，您必须在催款邮件中建立紧迫感。

催款邮件应包含他们必须满足的截止日期。催款邮件还应告诉他们如果他们错过该截止日期会发生什么。

例如：

• 如果我们在一周内（即在5月19日之前）无法向您的信用卡收费，我们可能必须暂停您的账户，直到您解决问题为止。

5. 提供支持团队联系信息

在处理不正确的账单信息、失败的付款和其他付款问题时，重要的是让您的客户知道他们有客户服务团队的人员可以联系。

您的催款邮件应提供可访问的支持团队联系信息或客户服务联系详情，以便客户在发生纠纷或需要帮助时能够轻松地与您联系。

6. 提醒客户他们可能会失去什么

使用催款邮件通过提醒客户如果他们未能更新账单信息、升级计划、手动完成付款等会失去什么来激励客户尽快采取行动。

例如，您的每封催款邮件，即使您发送一系列催款邮件，都应该简要提到如果未进行付款，客户将面临失去账户访问权限、服务中断等风险。

7. 添加清晰的行动号召

仅让催款邮件告知您的客户他们可能存在的付款问题是不够的。

使用催款邮件向他们解释如何解决该问题，例如点击付款链接，然后通过引导他们完成必要的步骤来简化该过程。

例如：

• 请点击下面的付款链接开始手动付款流程。

• 或：点击下面的账单和付款链接以更新您的MTG客户账户的账单信息。

在催款邮件底部添加清晰的CTA按钮或付款链接，帮助客户以最少的努力解决其付款问题，证明您重视他们的时间。

8. 发送预催款邮件

一个基本问题是您是否应该发送预催款邮件。我们的答案是，为什么不呢？！

预催款邮件在实际付款违约发生前、付款截止日期前的时间内发送。如果预催款邮件有效，则根本不需要发送催款邮件。

与催款邮件一样，预催款邮件易于自动化，因此可以定期发送，而您的工作最少。而且，由于它们可以帮助您完全避免催款邮件流程，因此将它们作为每月定期例行工作是有意义的。

在付款日期前的三天内每天发送一次预催款邮件是一个出色的催款策略，可以完全消除对催款邮件的需求。它允许客户确保他们的账户中有足够的资金、添加了合适的付款方式以及避免付款失败所需的其他任何内容。

您可以依靠预催款邮件来减少对催款邮件恢复率的依赖以恢复丢失的收入，而不是仅依靠催款邮件恢复率。

9. 管理催款邮件时间安排

您可能想知道"我应该发送多少封催款邮件？"事实是，一封催款邮件通常是不够的。

您的客户可能错过了您的第一封催款邮件，或决定"稍后处理"但忘记了。

原因并不重要，但重要的是确保客户打开至少一封催款邮件，以便他们可以了解账单地址或付款问题。当然，他们还必须有机会进行付款，即使这意味着用一系列自动化催款邮件骚扰他们。

为了防止因付款和账单问题而导致的非自愿流失，建立明确的催款邮件时间安排协议可能会有帮助。管理催款流程的一个很好的方法是建立一个时间恰当的自动化催款邮件序列。

浏览我们的最新文章以发现其他事务性电子邮件类型和最佳实践。

10. 避免这些催款邮件错误

如果您遵循我们关于撰写催款邮件的10个最佳实践，您应该没问题。然而，我们应该提到，您可以犯的最大催款邮件错误之一是仅发送一封催款邮件然后完成。

当然，一旦客户采取必要行动完成付款就不需要催款邮件，但他们采取行动的可能性会随着您发送的每一封催款信而呈指数增长。

如果您对催款邮件时间安排感到困惑，我们建议每天发送一到三封催款通知，直到付款完成，不多不少。这就是为什么您应该使用催款邮件序列自动化催款流程。

11. 使用可靠的电子邮件服务提供商

如果您正在寻找最有效的路线，请确保在我们简单、安全、可扩展和自动化的电子邮件传递服务Mailer To Go的帮助下，您的催款邮件到达客户的收件箱。

点击此处了解更多信息并试用，或了解Mailer To Go与其他SendGrid替代品的比较。

常见问题

催款邮件的例子是什么？

有多种多样的催款邮件示例，因为催款邮件因付款违约的性质而异。然而，以下是一个基本的催款邮件示例：

亲爱的先生/女士，

您的<杂志名称>订阅付款日期为10/10/23已失败，原因是您的账户资金不足。

您方面无需立即采取行动，因为我们的系统将在接下来的72小时内每天自动尝试该交易两次。

但是，如果我们的尝试不成功，请在15/10/23之前登录您的账户页面<链接>以完成付款或更新您的付款详情，否则您的订阅将被撤销。

此致 敬礼，

<杂志名称>团队。

催款邮件为什么如此重要？

大多数付款违约都是由于疏忽、资金不在正确的账户中正确的日期以及其他诚实的错误造成的。由此可见，一个友好的、自动化的付款失败通知以及一系列催款邮件可以有效地让客户充值他们的账户或做必要的事情以使付款清除。

由于催款邮件作为付款提醒的高成功率，公司每年通过这些邮件节省数百万的法律费用和利润损失。