A nadie le gusta ser portador de malas noticias, especialmente cuando se trata de dinero. Sin embargo, ignorar los pagos fallidos de los clientes, los detalles de facturación incorrectos o sus excesos de límites de plan puede afectar negativamente tu negocio. Ahí es donde entran en juego los correos de cobro.

Cuando se trata de problemas de pago, es mejor tomar el control de la situación lo antes posible, o podrías terminar perdiendo clientes debido a cancelaciones de suscripción y ganancias perdidas.

El envío de correos de cobro bien redactados y oportunos (o cartas de cobro enviadas por correo electrónico) puede ayudarte a mantener las cosas en orden.

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¿Qué entiendes por correo de cobro?

Es posible que te preguntes qué son los correos de cobro o, más específicamente, "¿Qué significa cobro?" y eso es bastante comprensible. Después de todo, es un término extraño y no es uno que usemos en el habla cotidiana, excepto cuando hablamos de correos de cobro.

Sin embargo, en el siglo XVII la palabra "cobro" o "cobrar" era más común, y se refería a negocios o personas que hacían demandas persistentes a los clientes para que pagaran sus deudas. Esto a menudo se hacía mediante una carta de cobro y, si tenías menos suerte, mediante un golpe ominoso en tu puerta.

En el lenguaje del siglo XXI, es simplemente el proceso de pedirle dinero a los clientes y, cuando se hace por correo electrónico, se conoce como correo de cobro.

¿Qué es un correo de cobro?

Los correos de cobro son mensajes relacionados con la cuenta que los negocios envían a sus clientes para recordarles sobre expiración de tarjetas de crédito, pagos fallidos, detalles de pago desactualizados, detalles de facturación incorrectos o facturas vencidas.

Los correos de cobro también se conocen como correos de pago fallido. Su objetivo principal es proporcionar una solución para los incumplimientos de pago, como los medios para actualizar la información de facturación o completar manualmente un pago, para que el cliente pueda continuar usando el servicio o producto.

Los correos de cobro, generalmente enviados en una secuencia de correos de cobro, son una técnica poderosa utilizada para reducir la rotación de clientes y las ganancias perdidas, e aumentar la retención.

Mejores prácticas de correos de cobro

1. Escribe líneas de asunto de correos de cobro convincentes

El primer paso para lograr un correo de cobro exitoso es escribir líneas de asunto convincentes que induzcan a los clientes a abrir sus correos electrónicos, porque esa es la única forma en que lograrás que los pagos fallidos se paguen y la información de facturación se actualice.

La regla uno de la escritura de correos de cobro es usar una línea de asunto directa que informe a los destinatarios que se requiere una acción.

Por ejemplo:

• Se requiere acción: Actualiza tu información de pago para seguir usando Mailer To Go.

• Aviso: Tu tarjeta de crédito ha sido rechazada.

• Hola <nombre>, no pudimos procesar tu pago.

• Se requiere acción urgente: Modifica tu información de facturación para seguir usando MTG.

2. Usa direcciones de remitente y respuesta claras

Ayuda a los clientes a verificar la autenticidad de tu correo de cobro incluyendo el nombre de tu marca en tu dirección de correo electrónico y enviando tu correo desde el mismo remitente que está firmado al final de tu mensaje.

Además, no envíes tu mensaje de correo de cobro desde una dirección de no respuesta, ya que podría dejar a tus clientes frustrados en caso de que tengan preguntas o necesiten más ayuda.

3. Mantén tus correos de cobro breves y directos

Tu propósito final al enviar cartas de cobro por correo electrónico es que tus clientes actualicen su información de pago, corrijan su información de facturación o completen manualmente pagos fallidos, así que no escribas un correo largo que podría confundirlos.

Tus correos de cobro deben explicar cuál es el problema exacto que te llevó a enviarlos, qué acciones se requieren para resolver ese problema y qué sucederá si el problema persiste.

Por ejemplo:

• No pudimos cobrar tu Visa que termina en 0000 por tu pago de ACME dynamite. Por favor, actualiza tu información de pago para completar tu compra.

Beep Beep, mejor actualiza tu información de facturación para evitar otro correo de cobro o peor.

4. Añade una fecha límite

Para obtener la información de pago actualizada de los clientes y que realicen una acción, debes crear un sentido de urgencia en tu correo de cobro.

El correo de cobro debe incluir una fecha límite para que la cumplan. Un correo de cobro también debe informarles qué sucederá si pierden esa fecha límite.

Por ejemplo:

• Si no podemos cobrar tu tarjeta de crédito dentro de una semana (es decir, antes del 19 de mayo), es posible que tengamos que pausar tu cuenta hasta que soluciones los problemas.

5. Proporciona información de contacto del equipo de soporte

Cuando se trata de información de facturación incorrecta, pagos fallidos y otros problemas de pago, es importante que tus clientes sepan que tienen a alguien del equipo de servicio al cliente con el que pueden comunicarse.

Tus correos de cobro deben proporcionar información de contacto accesible del equipo de soporte, o detalles de contacto del servicio al cliente para que los clientes puedan comunicarse fácilmente contigo en caso de una disputa o si necesitan ayuda.

6. Recuerda a los clientes lo que pueden perder

Utiliza tus correos de cobro para motivar a los clientes a actuar lo antes posible recordándoles qué perderán si no actualizan su información de facturación, actualizan su plan, completan manualmente su pago, etc.

Por ejemplo, cada uno de tus correos de cobro, incluso si envías una secuencia de correos de cobro, debe hacer una breve mención del hecho de que, si no se realiza el pago, el cliente corre el riesgo de perder acceso a la cuenta, tener una interrupción del servicio, etc.

7. Añade una llamada a la acción clara

No es suficiente que los correos de cobro simplemente informen a tus clientes de un problema que podrían tener con su pago.

Utiliza tu correo de cobro para explicarles cómo solucionarlo, como hacer clic en un enlace de pago, y luego facilítales que lo hagan guiándoles a través de los pasos necesarios.

Por ejemplo:

• Por favor, haz clic en el enlace de pago a continuación para comenzar el proceso de pago manual.

• O: Haz clic en el enlace de facturación y pago a continuación para actualizar la información de facturación de tu cuenta de cliente MTG.

Añade un botón CTA claro o un enlace de pago al final de tu correo de cobro para ayudar a los clientes a resolver sus problemas de pago con el mínimo esfuerzo, demostrando que valoras su tiempo.

8. Envía correos previos de cobro

Una pregunta esencial es si deberías enviar un correo previo de cobro. Nuestra respuesta es, ¿por qué no?!

Los correos previos de cobro se envían antes de que ocurra un incumplimiento de pago real, en el tiempo previo a la fecha de vencimiento del pago. Si los correos previos de cobro son efectivos, no habrá necesidad de enviar correos de cobro en absoluto.

Como los correos de cobro, los correos previos de cobro son fáciles de automatizar, por lo que pueden ser enviados rutinariamente con mínimo esfuerzo de tu parte. Además, dado que pueden ayudarte a evitar completamente el proceso de correos de cobro, tiene sentido considerar enviarlos como una rutina mensual.

Enviar un correo previo de cobro una vez al día durante los tres días previos a la fecha de pago es una excelente estrategia de cobro que puede eliminar la necesidad de correos de cobro completamente. Permite a los clientes asegurar que tienen dinero en su cuenta, métodos de pago adecuados agregados, y lo que sea que necesiten para evitar un pago fallido.

En lugar de depender únicamente de tu tasa de recuperación de correos de cobro para recuperar ingresos perdidos, puedes depender de correos previos de cobro para hacer que los correos de cobro sean menos necesarios.

9. Gestiona el tiempo de envío de correos de cobro

Es posible que te preguntes, "¿Cuántos correos de cobro debo enviar?" El hecho es que un correo de cobro generalmente no es suficiente.

Es posible que tu cliente haya pasado por alto tu primer correo de cobro, o decidió "ocuparse más tarde" y simplemente lo olvidó.

La razón no es importante, sin embargo, lo que es importante es asegurar que el cliente abra al menos uno de los correos de cobro para que pueda ser consciente del problema de dirección de facturación o pago. Por supuesto, también debe proporcionársele la oportunidad de realizar un pago, aunque signifique acosarlos con una serie de correos de cobro automatizados.

Para prevenir la rotación involuntaria debido a problemas de pago y facturación, puede ayudar establecer protocolos claros para el tiempo de envío de correos de cobro. Una excelente manera de gestionar el proceso de cobro es establecer una secuencia automatizada de correos de cobro adecuadamente cronometrada.

Explora nuestras últimas publicaciones para descubrir otros tipos de correos transaccionales y mejores prácticas.

10. Evita estos errores de correos de cobro

Siempre que sigas nuestras 10 mejores prácticas para escribir correos de cobro, deberías estar bien. Sin embargo, debemos mencionar, uno de los mayores errores de correos de cobro que puedes cometer es enviar solo un correo de cobro y terminar.

Claro, no hay necesidad de un correo de cobro una vez que un cliente ha tomado las acciones necesarias para finalizar el pago, pero las posibilidades de que realicen una acción aumentarán exponencialmente con cada carta de cobro que envíes.

Si te preguntas sobre el tiempo de envío de correos de cobro, te sugerimos uno a tres avisos de cobro al día hasta que se realice el pago, no más ni menos. Por eso debes automatizar el proceso de cobro con una secuencia de correos de cobro.

11. Utiliza un proveedor de servicio de correo confiable

Si buscas la ruta más eficiente, asegúrate de que tus correos de cobro lleguen a la bandeja de entrada de tu cliente con la ayuda de nuestro servicio de entrega de correo simple, seguro, escalable y automatizado, Mailer To Go.

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Preguntas frecuentes

¿Cuál es un ejemplo de correo de cobro?

Hay una amplia variedad de ejemplos de correos de cobro, ya que los correos de cobro varían según la naturaleza del incumplimiento de pago. Sin embargo, a continuación se presenta un ejemplo básico de correo de cobro:

Estimado Señor/Señora,

El pago de tu suscripción a <nombre de revista> con fecha 10/10/23 ha fallado debido a fondos insuficientes en tu cuenta.

No se requiere acción inmediata de tu parte, ya que nuestro sistema intentará automáticamente la transacción dos veces al día durante las próximas 72 horas.

Sin embargo, si nuestros intentos no tienen éxito, por favor accede a tu página de cuenta aquí <enlace> para completar el pago o actualizar tus detalles de pago antes del 15/10/23, o tu suscripción será revocada.

Atentamente,

El equipo de <nombre de revista>.

¿Por qué son tan importantes los correos de cobro?

La mayoría de los incumplimientos de pago ocurren debido a negligencia, fondos que no están en la cuenta correcta en la fecha correcta, y otros errores honestos. Se deduce que un aviso amigable y automatizado de fallo de pago, junto con una serie de correos de cobro, puede efectivamente hacer que los clientes carguen sus cuentas o hagan lo que sea necesario para que el pago se aclare.

Gracias a su alta tasa de éxito como recordatorio de pago, los correos de cobro ahorran a las empresas millones en honorarios legales y ganancias perdidas cada año.