Không ai thích là người đưa tin xấu, đặc biệt là khi liên quan đến tiền bạc. Tuy nhiên, bỏ qua những khoản thanh toán không thành công của khách hàng, chi tiết thanh toán không chính xác hoặc vượt quá giới hạn gói của họ có thể tác động tiêu cực đến doanh nghiệp của bạn. Đó là lúc email thúc đôi phát huy tác dụng.

Khi có vấn đề thanh toán, tốt nhất là kiểm soát tình huống ngay lập tức, nếu không bạn có thể mất khách hàng do gián đoạn đăng ký và mất lợi nhuận.

Gửi email thúc đôi được soạn thảo kỹ lưỡng và gửi đúng thời điểm (hoặc thư thúc đôi gửi qua email) có thể giúp bạn giữ mọi thứ theo đúng hướng.

Khám phá bài viết mới nhất của chúng tôi để cải thiện khả năng gửi email.

Email thúc đôi có nghĩa là gì?

Bạn có thể tự hỏi email thúc đôi là gì hoặc cụ thể hơn, "thúc đôi có nghĩa là gì?" và điều đó khá dễ hiểu. Xét cho cùng, đó là một thuật ngữ lạ và không phải là từ chúng ta sử dụng trong cuộc trò chuyện hàng ngày—trừ khi chúng ta nói về email thúc đôi.

Tuy nhiên, vào thế kỷ 17, từ "dun" hoặc "dunning" phổ biến hơn và đề cập đến các doanh nghiệp hoặc cá nhân yêu cầu liên tục khách hàng thanh toán nợ của họ. Điều này thường được thực hiện bằng thư thúc đôi và, nếu bạn không may mắn, thông qua tiếng gõ cửa đáng sợ.

Trong tiếng nói của thế kỷ 21, đó chỉ là quá trình yêu cầu khách hàng trả tiền nợ và, khi được thực hiện qua email, nó được gọi là email thúc đôi.

Email thúc đôi là gì?

Email thúc đôi là các thông báo liên quan đến tài khoản mà các doanh nghiệp gửi cho khách hàng của họ để nhắc nhở họ về hết hạn thẻ tín dụng, thanh toán không thành công, chi tiết thanh toán cũ, chi tiết thanh toán không chính xác hoặc hóa đơn quá hạn.

Email thúc đôi còn được gọi là email thanh toán không thành công. Mục đích chính của chúng là cung cấp giải pháp cho các trường hợp thanh toán mặc định, chẳng hạn như cách cập nhật thông tin thanh toán hoặc hoàn thành thanh toán thủ công, để khách hàng có thể tiếp tục sử dụng dịch vụ hoặc sản phẩm.

Email thúc đôi, thường được gửi trong một chuỗi email thúc đôi, là một kỹ thuật mạnh mẽ được sử dụng để giảm tình trạng rời bỏ khách hàng và mất lợi nhuận, đồng thời tăng cải thiện.

Thực hành tốt nhất email thúc đôi

1. Viết dòng tiêu đề email thúc đôi hấp dẫn

Bước đầu tiên để đạt được email thúc đôi thành công là viết dòng tiêu đề email thúc đôi hấp dẫn sẽ khiến khách hàng mở email của họ—vì đó là cách duy nhất bạn sẽ nhận được thanh toán không thành công được trả và thông tin thanh toán được cập nhật.

Quy tắc số một của viết email thúc đôi là sử dụng dòng tiêu đề rõ ràng thông báo cho người nhận rằng cần có hành động.

Ví dụ:

• Cần hành động: Cập nhật thông tin thanh toán của bạn để tiếp tục sử dụng Mailer To Go.

• Thông báo: Thẻ tín dụng của bạn đã bị từ chối.

• Xin chào <tên>, chúng tôi không thể xử lý thanh toán của bạn.

• Cần hành động khẩn cấp: Sửa thông tin thanh toán của bạn để tiếp tục sử dụng MTG.

2. Sử dụng địa chỉ từ và trả lời rõ ràng

Giúp khách hàng xác minh tính xác thực của email thúc đôi của bạn bằng cách bao gồm tên thương hiệu của bạn trong địa chỉ email của bạn và gửi email của bạn từ cùng một người gửi được ký tên ở cuối thông báo của bạn.

Ngoài ra, không gửi thông báo email thúc đôi của bạn từ địa chỉ không trả lời, vì nó có thể khiến khách hàng của bạn bực bội trong trường hợp họ có câu hỏi hoặc cần hỗ trợ thêm.

3. Giữ email thúc đôi của bạn ngắn gọn và rõ ràng

Mục đích cuối cùng của bạn khi gửi thư thúc đôi qua email là để khách hàng cập nhật thông tin thanh toán, sửa thông tin thanh toán của họ hoặc hoàn thành các thanh toán không thành công thủ công, vì vậy đừng viết một email dài có thể gây nhầm lẫn cho họ.

Email thúc đôi của bạn phải giải thích vấn đề chính xác nào dẫn đến việc bạn gửi chúng, cần thực hiện những hành động nào để khắc phục vấn đề đó, và điều gì sẽ xảy ra nếu vấn đề vẫn tiếp diễn.

Ví dụ:

• Chúng tôi không thể tính phí thẻ Visa kết thúc bằng 0000 của bạn cho khoản thanh toán ACME dynamite. Vui lòng cập nhật thông tin thanh toán của bạn để hoàn thành mua hàng.

Beep Beep, tốt hơn là cập nhật thông tin thanh toán của bạn để tránh email thúc đôi khác hoặc tệ hơn.

4. Thêm một th期hạn

Để nhận thông tin thanh toán cập nhật từ khách hàng và để họ hành động, bạn phải tạo cảm giác khẩn cấp trong email thúc đôi của mình.

Email thúc đôi phải bao gồm thời hạn để họ đáp ứng. Email thúc đôi cũng phải cho họ biết điều gì sẽ xảy ra nếu họ bỏ lỡ thời hạn đó.

Ví dụ:

• Nếu chúng tôi không thể tính phí thẻ tín dụng của bạn trong một tuần (tức là trước ngày 19 tháng 5), chúng tôi có thể phải tạm dừng tài khoản của bạn cho đến khi bạn khắc phục vấn đề.

5. Cung cấp thông tin liên hệ đội hỗ trợ

Khi xử lý thông tin thanh toán không chính xác, thanh toán không thành công và các vấn đề thanh toán khác, điều quan trọng là phải cho khách hàng biết rằng họ có người từ đội dịch vụ khách hàng để liên hệ.

Email thúc đôi của bạn phải cung cấp thông tin liên hệ đội hỗ trợ dễ tiếp cận hoặc chi tiết liên hệ dịch vụ khách hàng để khách hàng có thể dễ dàng liên hệ với bạn trong trường hợp có tranh chấp hoặc nếu họ cần hỗ trợ.

6. Nhắc nhở khách hàng về những gì họ có thể mất

Sử dụng email thúc đôi của bạn để thúc đẩy khách hàng hành động sớm nhất có thể bằng cách nhắc nhở họ những gì họ sẽ mất trong trường hợp họ không cập nhật thông tin thanh toán, nâng cấp gói, hoàn thành thanh toán thủ công của họ, v.v.

Ví dụ, mỗi email thúc đôi của bạn, ngay cả khi bạn gửi một chuỗi email thúc đôi, nên đề cập ngắn gọn đến thực tế là, nếu không thanh toán, khách hàng có nguy cơ mất quyền truy cập tài khoản, gián đoạn dịch vụ, v.v.

7. Thêm lời kêu gọi hành động rõ ràng

Điều này không đủ để email thúc đôi chỉ thông báo cho khách hàng về vấn đề họ có thể gặp phải về thanh toán của họ.

Sử dụng email thúc đôi của bạn để giải thích cách khắc phục, chẳng hạn như nhấp vào liên kết thanh toán, sau đó giúp họ làm điều đó một cách dễ dàng bằng cách hướng dẫn họ qua các bước cần thiết.

Ví dụ:

• Vui lòng nhấp vào liên kết thanh toán bên dưới để bắt đầu quá trình thanh toán thủ công.

• Hoặc: Nhấp vào liên kết thanh toán và thanh toán bên dưới để cập nhật thông tin thanh toán cho tài khoản khách hàng MTG của bạn.

Thêm nút CTA rõ ràng hoặc liên kết thanh toán ở cuối email thúc đôi của bạn để giúp khách hàng giải quyết vấn đề thanh toán của họ với nỗ lực tối thiểu, chứng minh rằng bạn trân trọng thời gian của họ.

8. Gửi email thúc đôi trước

Một câu hỏi thiết yếu là liệu bạn có nên gửi email thúc đôi trước hay không. Câu trả lời của chúng tôi là, tại sao không?!

Email thúc đôi trước được gửi trước khi xảy ra lỗi thanh toán thực tế, trong thời gian dẫn đến ngày thanh toán đến hạn. Nếu email thúc đôi trước có hiệu quả, sẽ không cần phải gửi email thúc đôi.

Giống như email thúc đôi, email thúc đôi trước rất dễ tự động hóa, vì vậy chúng có thể được gửi ra thường xuyên với nỗ lực tối thiểu từ phía bạn. Hơn nữa, vì chúng có thể giúp bạn tránh hoàn toàn quá trình email thúc đôi, nên có ý nghĩa khi cân nhắc gửi chúng theo thói quen hàng tháng theo giờ.

Gửi email thúc đôi trước một lần mỗi ngày trong ba ngày dẫn đến ngày thanh toán là một chiến lược thúc đôi xuất sắc có thể loại bỏ hoàn toàn nhu cầu email thúc đôi. Nó cho phép khách hàng đảm bảo rằng họ có tiền trong tài khoản của họ, phương thức thanh toán phù hợp được thêm vào và bất cứ điều gì khác mà họ cần để tránh thanh toán không thành công.

Thay vì chỉ dựa vào tỷ lệ phục hồi email thúc đôi của bạn để lấy lại doanh thu bị mất, bạn có thể dựa vào email thúc đôi trước để làm cho email thúc đôi ít cần thiết hơn.

9. Quản lý thời gian email thúc đôi

Bạn có thể tự hỏi, "Tôi nên gửi bao nhiêu email thúc đôi?" Thực tế là, một email thúc đôi thường là không đủ.

Có thể khách hàng của bạn có thể đã bỏ lỡ email thúc đôi đầu tiên của bạn, hoặc quyết định "xử lý nó sau" và đơn giản là quên nó.

Lý do không quan trọng, tuy nhiên, điều quan trọng là đảm bảo rằng khách hàng mở ít nhất một email thúc đôi để họ có thể nhận thức được địa chỉ thanh toán hoặc vấn đề thanh toán. Tất nhiên, họ cũng phải được cung cấp cơ hội thanh toán, ngay cả khi điều đó có nghĩa là nhắc nhở họ bằng một loạt email thúc đôi tự động.

Để ngăn chặn churn không tự nguyện do các vấn đề thanh toán và thanh toán, có thể hữu ích khi thiết lập các giao thức rõ ràng cho thời gian email thúc đôi. Một cách tuyệt vời để quản lý quy trình thúc đôi là thiết lập một chuỗi email thúc đôi tự động được tính giờ thích hợp.

Khám phá bài viết mới nhất của chúng tôi để khám phá các loại email giao dịch khác và thực hành tốt nhất.

10. Tránh những sai lầm email thúc đôi này

Miễn là bạn tuân theo 10 thực hành tốt nhất của chúng tôi để viết email thúc đôi, bạn sẽ ổn. Tuy nhiên, chúng tôi nên đề cập đến, một trong những sai lầm lớn nhất về email thúc đôi mà bạn có thể mắc phải là chỉ gửi một email thúc đôi và xong việc.

Chắc chắn, không cần email thúc đôi sau khi khách hàng đã thực hiện các hành động cần thiết để hoàn thành thanh toán, nhưng cơ hội để họ hành động sẽ tăng theo cấp số nhân với mỗi thư thúc đôi bạn gửi.

Nếu bạn tự hỏi về thời gian email thúc đôi, chúng tôi gợi ý từ một đến ba thông báo thúc đôi mỗi ngày cho đến khi thanh toán được thực hiện, không kém cũng không nhiều hơn. Đó là lý do tại sao bạn nên tự động hóa quy trình thúc đôi bằng chuỗi email thúc đôi.

11. Sử dụng nhà cung cấp dịch vụ email đáng tin cậy

Nếu bạn đang tìm tuyến đường hiệu quả nhất, hãy đảm bảo rằng email thúc đôi của bạn tới hộp thư đến của khách hàng với sự trợ giúp của dịch vụ gửi email đơn giản, an toàn, có thể mở rộng và tự động hóa của chúng tôi, Mailer To Go.

Nhấp vào đây để tìm hiểu thêm và dùng thử, hoặc tìm hiểu cách Mailer To Go so sánh với các giải pháp thay thế SendGrid khác.

Các câu hỏi thường gặp

Ví dụ về email thúc đôi là gì?

Có rất nhiều ví dụ về email thúc đôi, vì email thúc đôi khác nhau tùy theo bản chất của lỗi thanh toán. Tuy nhiên, dưới đây là ví dụ email thúc đôi cơ bản:

Kính gửi Quý vị,

Khoản thanh toán đăng ký <tên tạp chí> của bạn vào ngày 10/10/23 đã thất bại do không đủ tiền trong tài khoản của bạn.

Không cần hành động ngay lập tức từ phía bạn, vì hệ thống của chúng tôi sẽ tự động thử lại giao dịch hai lần mỗi ngày trong 72 giờ tới.

Tuy nhiên, nếu nỗ lực của chúng tôi không thành công, vui lòng đăng nhập vào trang tài khoản của bạn tại <liên kết> để hoàn thành thanh toán hoặc cập nhật chi tiết thanh toán của bạn trước ngày 15/10/23, hoặc đăng ký của bạn sẽ bị thu hồi.

Trân trọng,

Nhóm <tên tạp chí>.

Tại sao email thúc đôi lại quan trọng?

Phần lớn các lỗi thanh toán xảy ra do sơ suất, tiền không ở trong tài khoản phù hợp vào đúng ngày và các lỗi trung thực khác. Nó cũng theo sau rằng một thông báo thân thiện, tự động về lỗi thanh toán, cùng với một loạt email thúc đôi, có thể có hiệu quả trong việc khiến khách hàng nạp thêm tài khoản của họ hoặc làm bất cứ điều gì cần thiết để thanh toán được xóa.

Nhờ tỷ lệ thành công cao của họ như một lời nhắc thanh toán, email thúc đôi tiết kiệm cho các công ty hàng triệu đô la về phí pháp lý và mất lợi nhuận mỗi năm.