Đối với các dịch vụ trực tuyến và doanh nghiệp, khả năng gửi biên lai, đặc biệt là biên lai qua email, là một điều cần thiết. Mặc dù email hóa đơn là giao dịch và thường xảy ra tự động, quá trình và các thực hành tốt nhất đằng sau biên lai qua email không nên bị bỏ qua.

Biên lai qua email (còn gọi là biên lai điện tử hoặc e-biên lai) là những cách quan trọng để bạn có thể để lại ấn tượng tốt đẹp cho khách hàng mới và bất kỳ ai tương tác với thương hiệu của bạn.

Vì email giao dịch và biên lai có nhiều khả năng được mở và đọc, một biên lai qua email được suy nghĩ kỹ lưỡng có khả năng tăng doanh thu và cải thiện quan hệ khách hàng bằng cách bao gồm thông tin bổ sung, liên kết nhóm hỗ trợ, số điện thoại, lời kêu gọi hành động, và hơn thế nữa.

Vì vậy, khi bạn gửi biên lai, trang biên lai chỉ có văn bản, tẻ nhạt không làm gì hơn là ghi lại một giao dịch thành công chắc chắn không phải là lợi ích tốt nhất của bạn.

Để có cái nhìn tổng quan nhanh chóng về cấu trúc của email biên lai, hãy xem video sau đây của SocketLabs.

Nếu bạn đang tự hỏi văn bản tùy chỉnh nào và những tính năng thiết kế khác cần kết hợp, và những thực hành tốt nhất nào có thể giúp bạn tận dụng tối đa cơ hội tuyệt vời để gọi khách hàng hành động, đó chính là những gì bài viết này nói về!

Vì vậy, hãy theo dõi danh sách các thực hành tốt nhất về email biên lai của chúng tôi—và bạn sẽ gửi biên lai kinh doanh tuyệt vời ngay lập tức!

1. Định thời email biên lai của bạn để chúng được gửi ngay sau giao dịch

Nếu doanh nghiệp của bạn đang thực hiện bất kỳ giao dịch trực tuyến nào, bạn có thể đã được trang bị địa chỉ email của từng khách hàng. Điều này có nghĩa là bạn đã sẵn sàng cho kinh doanh email, ít nhất là về các bản cập nhật giao dịch, biên lai và bất kỳ tương tác email nào khác mà họ đã đăng ký.

Khi mua hàng, khách hàng cần được đảm bảo rằng giao dịch diễn ra suôn sẻ và hồ sơ thanh toán chính xác. Chúng ta tất cả đều lo lắng về các giao dịch ảo, vì internet đầy những câu chuyện nơi khách hàng trả tiền và, trong trường hợp không có email biên lai, khách hàng không có bản ghi thực sự về sản phẩm nợ—và lần mua của họ không bao giờ đến dịch vụ giao hàng.

Do đó, đừng lãng phí thời gian—gửi email biên lai ngay sau khi mua hàng và ngay khi bạn xử lý thanh toán. Cho khách hàng biết SỰ KIỆN về các khoản thanh toán thành công, vấn đề với thông tin thanh toán của họ, và bất kỳ thông tin kinh doanh và khách hàng nào khác mà bạn được tư vấn trong bài viết này.

Nếu bạn trì hoãn biên lai của các khoản thanh toán thành công, bạn sẽ gây ra căng thẳng không cần thiết cho khách hàng, và họ có thể coi dịch vụ của bạn là không đáng tin cậy, không chuyên nghiệp, thậm chí có thể không thể tin tưởng. Chúng tôi đề nghị bạn tự động hóa quy trình bằng dịch vụ email giao dịch an toàn như Mailer To Go.

Để có thêm thông tin chi tiết về chủ đề xây dựng danh tiếng người gửi đáng tin cậy và chuyên nghiệp, và các bước đơn giản để giúp cải thiện khả năng giao email của bạn, vui lòng xem các bài viết mới nhất của chúng tôi.

2. Giữ dòng chủ đề ngắn gọn: đi vào vấn đề

Tránh dài dòng trong dòng chủ đề của email biên lai của bạn, và truyền đạt mục đích của thông điệp một cách rõ ràng, để sự chú ý của khách hàng không bị phân tán khỏi thông tin chính và hành động gọi khác.

Điều này đặc biệt có lợi cho biên lai email được xem trên các thiết bị di động, điều này khá phổ biến ngày nay. Biên lai đọc là không đủ, bạn muốn tạo ra nhiều giao dịch và lần mua khác. Để làm điều đó, khách hàng sẽ cần mở email.

Trong phần nội dung của biên lai của bạn, bạn có thể muốn liên kết đến các dịch vụ bổ sung, gợi ý các hành động khác, hoặc liên kết đến thông tin quan trọng trên trang web của bạn, nhưng bạn cần khách hàng mở email trước. Để cho họ nhấp vào email, bạn phải học cách viết một cách chiến lược trong một không gian dòng chủ đề nhỏ.

Để ngắn gọn biểu thị rằng đây là e-biên lai, và ngắn gọn đề cập đến bất kỳ yêu cầu nào khác, bạn có thể tùy chỉnh các ví dụ dòng chủ đề biên lai sau:

• Biên lai của bạn từ Mailer To Go: thông tin thêm bên trong

• Biên lai Mailer To Go <số biên lai>: cần hành động

• Đây là e-biên lai của bạn từ Mailer To Go: giảm giá 5% cho lần mua tiếp theo của bạn

• E-biên lai Mailer To Go của bạn: và liên kết tải xuống sách điện tử kinh doanh của bạn

3. Bao gồm tất cả thông tin cần thiết

Biên lai qua email phục vụ như bằng chứng thanh toán và do đó, phải bao gồm tất cả thông tin mua, giao dịch, khách hàng và công ty liên quan.

Khi bạn gửi biên lai, hãy nhớ rằng biên lai thường được sử dụng như hồ sơ cho kế toán, thuế và báo cáo chi phí, tất cả đều yêu cầu tài liệu thích hợp và thông tin chính xác.

Đảm bảo cung cấp những điều sau:

• ngày thanh toán và/hoặc kỳ thanh toán

• tên khách hàng

• tên của sản phẩm/dịch vụ

• số đơn hàng

• tên công ty hoặc doanh nghiệp và số điện thoại

• số lượng của mỗi sản phẩm/dịch vụ

• giá bán của mỗi sản phẩm/dịch vụ

• thông tin khóa giấy phép, nếu có

• tổng giá bán không có thuế

• tỷ lệ thuế và số tiền thuế

• tổng giá với thuế

• chi tiết thanh toán hoặc thanh toán đến hạn

• liên kết yêu cầu hỗ trợ

• liên kết trang web công ty.

Ngoài thông tin này, bạn nên cung cấp cho khách hàng của mình một cách tiếp cận để tìm hiểu thêm về mua hàng trực tuyến.

Vì bạn nên sử dụng dịch vụ thư như Mailer To Go (và hệ thống hóa đơn và biên lai của ứng dụng của bạn) để tự động tạo hóa đơn và biên lai, bạn nên cẩn thận để bao gồm liên kết hỗ trợ trong cả hai mẫu biên lai và hóa đơn email của bạn.

Khi tôi rút tiền từ Paypal vào tài khoản ngân hàng của mình, Paypal sẽ gửi cho tôi biên lai cho giao dịch. Nghiên cứu ví dụ biên lai dưới đây, ở cuối biên lai, bạn sẽ thấy một số liên kết, bao gồm một cho hỗ trợ PayPal.

Các liên kết hỗ trợ đặc biệt quan trọng khi bạn tự động gửi biên lai từ địa chỉ không-trả lời. Bạn nên cân nhắc thêm liên kết đến từng sản phẩm đã mua, cũng như liên kết đến bất kỳ thông tin vận chuyển, thông tin liên hệ và chi tiết giao dịch tiếp theo, nếu phù hợp.

Để khám phá cách để email giao dịch của bạn đi vào hộp thư của người nhận thay vì thư mục thư rác, hãy đọc bài viết mới nhất của chúng tôi.

4. Sử dụng e-biên lai thân thiện với máy in

Mặc dù biên lai qua email được cho là một giải pháp thân thiện với môi trường, và thuận tiện cho cả bạn và khách hàng của bạn, có những trường hợp khi biên lai được in và sử dụng cho thuế hoặc cho mục đích báo cáo chi phí.

Làm cho nó dễ dàng cho khách hàng để làm như vậy; gửi biên lai bao gồm phiên bản thân thiện với máy in của e-biên lai, hoặc chỉ đính kèm biên lai pdf cũng được.

Bạn cũng có thể cân nhắc thêm liên kết đến cổng thông tin thanh toán của bạn, nơi người dùng sẽ có thể tải xuống phiên bản PDF của biên lai sau khi đăng nhập. Mặc dù tùy chọn này đôi khi có thể được coi là phiền toái, nhưng nó khuyến khích người dùng tiếp tục quay lại với sản phẩm của bạn.

Khi Parallels gửi cho tôi biên lai cho lần mua dịch vụ đăng ký hàng năm của tôi, họ đã bao gồm một PDF thân thiện với máy in có thể tải xuống ở cuối cùng. Nghiên cứu ví dụ dưới đây.

5. Thêm một Lời kêu gọi Hành động

Sử dụng biên lai qua email để hướng dẫn khách hàng của bạn thực hiện các hành động tiếp theo liên quan đến quá trình biên lai hoặc hóa đơn, chẳng hạn như thay đổi chi tiết tài khoản cá nhân, cập nhật phương thức thanh toán, thay đổi kế hoạch, hủy dịch vụ đăng ký hoặc thêm người khác làm người nhận thông báo email biên lai.

Một cách khác mà bạn có thể phục vụ khách hàng của bạn là cung cấp cho họ các phương thức liên hệ dễ tiếp cận thông qua biên lai email. Theo dõi các lời kêu gọi hành động được đề xuất và liên hệ với nhóm của bạn phải là một nhiệm vụ dễ dàng cho họ, với điều kiện bạn có một mẫu biên lai được cấu trúc tốt.

6. Thêm liên kết đến phương tiện truyền thông xã hội của bạn

Thêm liên kết trong email biên lai đến các trang phương tiện truyền thông xã hội và blog của doanh nghiệp được khuyến nghị, vì điều này có thể tăng tỷ lệ nhấp chuột biên lai và giúp công ty của bạn có được sự tin cậy.

Thêm các liên kết trong email biên lai đến các bài viết blog cụ thể có liên quan đến sản phẩm được mua. Điều này sẽ cho thấy rằng bạn sẵn sàng vượt quá kỳ vọng để giúp khách hàng của bạn có được nhiều lợi ích hơn từ mua hàng của họ.

7. Cảm ơn khách hàng của bạn vì lần mua hàng của họ

Đừng quên thể hiện sự đánh giá cao của bạn trong biên lai qua email của bạn. Giống như bạn sẽ cảm ơn khách hàng trực tiếp khi mua sản phẩm trong cửa hàng, bạn nên luôn cảm ơn họ vì thực hiện giao dịch trực tuyến.

Lý tưởng nhất, điều này phải xuất hiện trên bất kỳ mục dòng nào khác trong biên lai của bạn. Nó không quan trọng hơn các mục dòng khác mà chúng tôi đã đề cập, nó chỉ là một cách được cá nhân hóa để tham gia khách hàng của bạn có thể nghiêm túc nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Vì vậy, chân thành cảm ơn khách hàng của bạn ở đầu email biên lai và với việc đề cập đến tên của họ, để có thêm cảm ứng cá nhân hóa.

8. Tự động hóa email biên lai của bạn bằng dịch vụ email an toàn

Ngay cả khi bạn đang sử dụng cổng thanh toán hoặc phần mềm kế toán tạo biên lai và hóa đơn thay mặt bạn, bạn vẫn có thể muốn tùy chỉnh chúng.

Hãy cố gắng cá nhân hóa email theo các thực hành tốt nhất mà chúng tôi đã đề cập ở trên, với các tính năng thiết kế và logo được liên kết với thương hiệu của bạn.

Bạn sẽ cần dịch vụ email giao dịch để bổ sung mã của bạn, để gửi email từ miền của bạn và các miền con duy nhất. Mailer To Go có thể được sử dụng ngay lập tức để gửi email từ mã của bạn trong thời gian không lâu. Tìm hiểu thêm và thử ngay bây giờ bằng cách nhấp vào liên kết này.

Để tìm hiểu những miền con nào sử dụng để gửi các loại email khác nhau, đọc bài viết mới nhất của chúng tôi.

Câu hỏi thường gặp

Biên lai qua email là gì?

Biên lai qua email, trái ngược với biên lai giao hàng email, là biên lai điện tử (e-biên lai) được gửi bởi doanh nghiệp sau khi khách hàng đã thực hiện thanh toán thành công cho doanh nghiệp trực tuyến. Biên lai qua email được gửi bởi người nhận thanh toán cho khách hàng hoặc bên thực hiện thanh toán.

Biên lai qua email phục vụ như hồ sơ cho báo cáo thuế và chi phí, và cung cấp sự yên tâm cho khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ trực tuyến. Đối với khách hàng, biên lai qua email cung cấp bằng chứng của sản phẩm/dịch vụ được nợ cho họ, và phục vụ như tài liệu cho bất kỳ yêu cầu hoàn tiền hoặc bảo hành trong tương lai.

Tôi nên bao gồm gì trong biên lai qua email?

Khi bạn gửi biên lai qua email, hãy nhớ rằng biên lai thường được sử dụng như hồ sơ cho kế toán, thuế và báo cáo chi phí, tất cả đều yêu cầu tài liệu thích hợp và thông tin chính xác.

Đảm bảo cung cấp những điều sau:

• lời cảm ơn chân thành từ khách hàng vì mua hàng của họ

• ngày thanh toán và/hoặc kỳ thanh toán

• tên khách hàng

• tên của sản phẩm/dịch vụ

• số đơn hàng, số biên lai và mã tham chiếu áp dụng

• tên công ty hoặc doanh nghiệp và số điện thoại

• số lượng của mỗi sản phẩm/dịch vụ

• giá bán của mỗi sản phẩm/dịch vụ

• tổng giá bán không có thuế

• tỷ lệ thuế và số tiền thuế

• tổng giá với thuế

• chi tiết thanh toán và thanh toán đến hạn

• liên kết nhóm hỗ trợ

• liên kết trang web công ty.