Trên toàn cầu, có hơn 4 tỷ tài khoản email hoặc địa chỉ hoạt động, gửi hơn 300 tỷ tin nhắn hàng ngày.

Email là công cụ giao tiếp trực tuyến phổ biến nhất, phổ biến hơn mạng xã hội hoặc ứng dụng nhắn tin tức thời. Tuy nhiên, nhiều người sử dụng tài khoản email ngày nay vẫn không biết nó hoạt động như thế nào.

Hệ thống chịu trách nhiệm phân phối một tin nhắn từ người dùng email này đến người dùng khác được gọi là hệ thống con phân phối thư. Nó cũng có thể được gọi là mailer daemon, message transfer agent, mail delivery system, hay mail transfer agent.

Nó chịu trách nhiệm truyền thư điện tử giữa các địa chỉ, hoặc từ một máy tính (người gửi) sang máy tính khác (người nhận) bằng một trong ba giao thức chính: SMPT, IMAP, hoặc POP.

Bài viết này sẽ đi sâu vào hệ thống con phân phối thư và các giao thức nó sử dụng để gửi tin nhắn, bao gồm các lỗi mà bạn có thể gặp phải với hệ thống này, cách khắc phục lỗi, cách những kẻ spam lợi dụng nó để lừa người dùng, và nhiều hơn nữa.

Về cơ bản, đây là hướng dẫn toàn diện của bạn về hệ thống con phân phối thư.

Hệ thống con phân phối thư là gì?

Đó là hệ thống phần mềm gửi tin nhắn từ máy chủ email này sang máy chủ khác, và sau đó, cuối cùng đến người nhận dự định.

Các tin nhắn email được trao đổi giữa các máy chủ thư, là các máy chủ vật lý được lưu trữ trên toàn cầu bởi các nhà cung cấp email. Khi bạn gửi tin nhắn từ địa chỉ email của mình, nó sẽ chuyển từ máy chủ email của bạn sang máy chủ của người nhận dự định. Hệ thống con phân phối thư chịu trách nhiệm định tuyến tin nhắn này giữa các máy chủ.

Nếu hệ thống con phân phối thư gặp lỗi khi phân phối tin nhắn, nó sẽ báo cáo lại cho bạn. Đó là lý do tại sao bạn có thể thỉnh thoảng nhận được tin nhắn từ 'mailer daemon' hoặc 'Hệ thống con phân phối thư' có dòng chủ đề tương tự như "Lỗi phân phối".

Các tin nhắn này được tạo tự động và bao gồm ngày tháng và lý do phân phối thư không thành công để bạn có thể sửa nó nếu có thể. Hàng triệu người gặp phải vấn đề tương tự mỗi ngày, nhưng rất ít người biết nguyên nhân.

Tại sao hệ thống con phân phối thư lại gửi tin nhắn cho bạn?

Hệ thống này chịu trách nhiệm cung cấp cho những người dùng email thông báo trạng thái phân phối. Nếu vì lý do nào đó, tin nhắn của bạn không được gửi, nó phải báo cáo lại và cảnh báo bạn về vấn đề.

Nếu không, bạn sẽ cho rằng tin nhắn của bạn đã đến hộp thư đến của người nhận dự định và bạn sẽ kết thúc chờ một thư trả lời sẽ không bao giờ đến.

Mỗi nhà cung cấp email có một địa chỉ duy nhất cho hệ thống con phân phối thư của họ. Ví dụ, nếu bạn có tài khoản Gmail (cho dù đó là địa chỉ tài khoản "@gmail" hay miền tùy chỉnh), mailer-daemon@googlemail.com là địa chỉ sẽ thông báo và cung cấp phản hồi cho bạn về những lần phân phối tin nhắn email không thành công.

Như đã đề cập, hàng triệu người gặp phải vấn đề tương tự mỗi ngày nhưng ít người hiểu nguyên nhân.

Nếu bạn muốn biết cách dừng các tin nhắn của hệ thống con phân phối thư, bạn sẽ cần phải đến gốc rễ của vấn đề.

Đây là những nguyên nhân chính gây ra lỗi phân phối email:

1. Hộp thư đến của người nhận đầy

Nếu hộp thư của tài khoản người nhận đã hết dung lượng lưu trữ đám mây được phân bổ, sẽ không có không gian để lưu trữ tin nhắn. Điều đó có nghĩa là máy chủ email nhận sẽ trả lại tin nhắn cho máy chủ gửi.

Sau đó, bạn sẽ nhận được một tin nhắn thông báo trạng thái phân phối cho bạn biết rằng hộp thư của người nhận đầy và tin nhắn của bạn không thể phân phối.

2. Tin nhắn bị chặn

Tin nhắn của bạn có thể bị chặn bởi máy chủ email của người nhận vì nhiều lý do. Người nhận có thể đã xác định một số quy tắc và cài đặt cho máy chủ email của họ để chặn tin nhắn.

Ví dụ, nếu nó được gửi đến quá nhiều người cùng một lúc hoặc nếu tin nhắn chứa một liên kết URL đáng ngờ.

Các quy tắc như vậy được đặt ra để ngăn chặn tin nhắn spam, nhưng bạn có thể bị kẹt trong lưới thư mục spam ngay cả khi bạn đang gửi một tin nhắn gốc vô hại.

3. Không tìm thấy địa chỉ

Đây là lý do phổ biến nhất để hệ thống con phân phối thư không phân phối tin nhắn.

Nếu bạn nhập một địa chỉ không hợp lệ, thì tin nhắn không có chỗ để đi. Bạn có thể đã mắc lỗi trong địa chỉ của người nhận, ví dụ, JohnBirch123@gmail.com > JohnBirch1234@gmail.com, vì vậy nếu bạn thấy lỗi này, đó là điều đầu tiên cần kiểm tra.

Nếu bạn sửa lỗi chính tả và vẫn không nhận được phản hồi cho tin nhắn đó, thì tài khoản có thể không tồn tại.

4. Mã lỗi

Tin nhắn của bạn cũng có thể bị chặn do lỗi trong máy chủ email nhận. Bạn sẽ nhận được một tin nhắn từ hệ thống con phân phối thư chứa mã lỗi cụ thể.

Mã lỗi phổ biến trong email hệ thống phân phối thư bao gồm:

• 500: Máy chủ nhận không thể xử lý các lệnh từ máy chủ email gửi.

• 501: Phát hiện lỗi cú pháp trong các lệnh từ máy chủ email gửi.

• 502: Lệnh không được thực hiện.

• 503: Trình tự lệnh sai.

• 541: Tin nhắn bị từ chối bởi địa chỉ của người nhận.

• 551: Hộp thư của người nhận không tồn tại trên máy chủ nhận.

• 552: Hộp thư không có đủ dung lượng lưu trữ.

• 553: Tên hộp thư không tồn tại.

• 554: Tin nhắn không thành công mà không có chi tiết bổ sung.

Làm cách nào để xử lý lỗi hệ thống con phân phối thư?

1. Phải làm gì nếu hộp thư của người nhận đầy

Nếu bạn nhận được thông báo lỗi cho biết rằng tài khoản email của người nhận đầy, thì bạn sẽ phải tìm cách khác để liên hệ với họ về vấn đề này.

Bảo cho người nhận tăng dung lượng lưu trữ đám mây của họ để họ có thể bắt đầu nhận các email điện tử quan trọng. Họ cũng có thể cung cấp một địa chỉ để chuyển tiếp tin nhắn của bạn trong khi họ sắp xếp vấn đề lưu trữ của mình, vì vậy hãy yêu cầu họ cung cấp địa chỉ hoặc bảo họ kiểm tra cài đặt chuyển tiếp của họ.

2. Phải làm gì nếu nó nói "không tìm thấy địa chỉ"

Nếu thông báo từ hệ thống con phân phối thư nói rằng không tìm thấy địa chỉ, thì bạn có thể đã mắc lỗi khi nhập nó.

Bước đầu tiên là kiểm tra kỹ lưỡng địa chỉ và miền trên tin nhắn gốc của bạn để tìm bất kỳ lỗi nào, sau đó sửa chúng. Sau đó, gửi lại tin nhắn gốc đã cập nhật của bạn.

Nếu bạn nhận được thông báo lỗi tương tự một lần nữa, thì có khả năng tài khoản hoặc miền không tồn tại.

Để cải thiện khả năng phân phối email của bạn và ngăn email của bạn vào thư rác (thay vì hộp thư đến của người nhận), hãy tìm hiểu các bài đăng mới nhất của chúng tôi.

3. Phải làm gì nếu nó nói "tin nhắn bị chặn"

Nếu hệ thống con phân phối thư chỉ ra rằng tin nhắn đã bị chặn trước khi đến hộp thư đến của người nhận, thì bạn sẽ cần tìm cách liên hệ và xác minh người nhận dự định, bảo họ về vấn đề đó.

Người đó có thể tìm ra cách để điều chỉnh các quy tắc email được xác định của họ để tin nhắn của bạn được phân phối.

Hoạt động độc hại liên quan đến hệ thống con phân phối thư

1. Lừa câu cá

Những kẻ spam và scammer không bao giờ hết cách để lợi dụng tài khoản email để kiếm lợi nhuận tiền tệ.

Một kỹ thuật chính liên quan đến việc mạo danh thông báo trạng thái phân phối thư để lừa bạn nhấp vào liên kết đáng ngờ hoặc mở tệp đính kèm. Nếu bạn nhấp vào liên kết hoặc mở tệp, bạn có thể giới thiệu phần mềm độc hại cho PC hoặc điện thoại di động của mình, hoặc bạn có thể kết thúc bằng cách chia sẻ các chi tiết nhạy cảm một cách vô thức.

Điều này được gọi là lừa câu cá và bạn nên luôn báo cáo lừa câu cá cho nhà cung cấp email của bạn. Lừa câu cá là hình thức tội phạm mạng phổ biến nhất và gây ra hàng tỷ đô la tổn thất mỗi năm. Google một mình chặn hơn 100 triệu email lừa câu cá hàng ngày, và các nhà cung cấp email phổ biến khác chống lại các mức hoạt động lừa câu cá tương tự.

Điều bắt buộc trong thời đại này là phải biết cách nhận ra các cuộc tấn công lừa câu cá và tránh trở thành nạn nhân.

Để tránh trở thành nạn nhân của các cuộc tấn công lừa câu cá, không bao giờ nhấp vào bất kỳ liên kết nào hoặc mở bất kỳ tệp đính kèm nào từ tin nhắn tuyên bố đến từ hệ thống con phân phối thư. Thư gốc từ loại hệ thống này sẽ không chứa liên kết để nhấp hoặc tệp để mở.

Tương tự, luôn kiểm tra địa chỉ mà tin nhắn phản hồi thư đến. Mỗi nhà cung cấp email có mailer daemon duy nhất của riêng họ mà bạn nên có thể tìm thấy bằng tìm kiếm Google nhanh chóng.

Nếu thông báo trạng thái phân phối thư được cho là đến từ một địa chỉ khác so với địa chỉ gốc được liệt kê trên Google, thì có khả năng là giả.

Ngoài ra, cố gắng ghi nhật ký và báo cáo email lừa câu cá cho nhà cung cấp email của bạn. Họ có thể hành động để chặn địa chỉ khỏi gửi bất kỳ tin nhắn khác đến các địa chỉ trên máy chủ của họ, và ngăn hacker lừa thêm nhiều người bằng liên kết hoặc tệp đáng ngờ, nhờ nỗ lực của bạn.

2. Gửi thư rác

Một kỹ thuật khác mà những tác nhân xấu sử dụng là hack vào các địa chỉ email hợp pháp và sử dụng chúng để phổ biến các tin nhắn thư rác.

Điều này có thể xảy ra nếu bạn bị lừa để từ bỏ mật khẩu tài khoản email của bạn bởi một kẻ lừa, hoặc nếu hacker lấy được mật khẩu của bạn thông qua một vụ vi phạm dữ liệu.

Trong trường hợp này, bạn có khả năng nhận được nhiều thông báo phân phối email không thành công. Điều này xảy ra vì những kẻ spam gửi tin nhắn và thư đến nhiều địa chỉ (Hơn 80 tỷ tin nhắn spam được gửi mỗi ngày).

Nếu bạn đột nhiên bắt đầu nhận được rất nhiều thông báo daemon mailer cho các tin nhắn mà bạn không gửi, thì tài khoản email của bạn có thể đã bị hack hoặc bị xâm phạm.

Nếu điều này xảy ra, hãy thay đổi mật khẩu của bạn ngay lập tức thành một mật khẩu mạnh mà bạn chưa bao giờ sử dụng trước đây, và cài đặt phần mềm antivirus để quét thiết bị của bạn tìm phần mềm độc hại và loại bỏ mọi mối đe dọa mà nó phát hiện.

Ngoài ra, hãy gửi một thư gốc cho các liên hệ của bạn, sử dụng tính năng "danh sách quảng bá", cảnh báo họ rằng email của bạn đã bị xâm phạm. Bảo cho những liên hệ của bạn cẩn thận với bất kỳ tin nhắn bất thường nào, có thể là liên kết hoặc tệp đính kèm, đến từ tài khoản của bạn.

Cuối cùng, bạn có thể báo cáo vấn đề cho nhà cung cấp email của bạn để xem liệu họ có thể giúp được không.

Các bước để tránh hoạt động độc hại liên quan đến hệ thống con phân phối thư

1. Luôn kiểm tra địa chỉ email của người gửi

Di chuột qua địa chỉ "từ" để xác nhận rằng nó hợp pháp. Nhà cung cấp email của bạn có một địa chỉ daemon mailer duy nhất, vì vậy hãy kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo rằng đó thực sự là những gì đã gửi tin nhắn. Nếu không, thì có khả năng là một trò lừa.

Bạn cũng nên cẩn thận với các lỗi chính tả nhẹ mà các hacker sử dụng để lừa người dùng, ví dụ, m1crosoft.com để mạo danh microsoft.com (1 thay vì i).

2. Hãy cẩn thận với các tệp đính kèm

Hầu hết các nền tảng hợp pháp không gửi tệp đính kèm để người dùng mở. Thay vào đó, họ sẽ chuyển hướng bạn đến một vị trí trên trang web của họ nơi bạn có thể xem tài liệu. Nếu thông báo trạng thái phân phối thư được cho là đi kèm với tệp đính kèm, đó là lý do đầy đủ để nghi ngờ.

Tránh mở bất kỳ tệp đính kèm như vậy. Nếu bạn thực sự muốn, hãy đảm bảo rằng nó được quét tìm phần mềm độc hại hoặc virus trước tiên trước khi mở.

3. Kiểm tra bất kỳ liên kết đáng ngờ

Một trong những thủ đoạn mà những kẻ spam và hacker sử dụng là đặt một URL nổi tiếng (ví dụ, Google.com) trong tin nhắn của họ, nhưng nhấp vào liên kết sẽ đưa bạn đến một liên kết độc hại khác để bạn phơi bày trước rủi ro bị hack.

Luôn sử dụng chuột để di chuột qua bất kỳ URL nào và đảm bảo rằng nó chuyển hướng đến liên kết được hiển thị thực tế. Tránh nhấp vào liên kết hoàn toàn nếu bạn nhận thấy dấu hiệu đáng ngờ ở bất kỳ nơi nào trong tin nhắn.

4. Kiểm tra lời chào chung chung

Email từ những kẻ spam có xu hướng bắt đầu bằng lời chào chung chung như "Người dùng thân mến", "Bạn thân mến", "Khách hàng quý giá", "Thân mến [địa chỉ email của bạn]", v.v. Hầu hết các email hợp pháp sẽ gọi bạn theo tên thay vì sử dụng những lời chào chung chung này.

Vì vậy, hãy cẩn thận với bất kỳ thông báo trạng thái phân phối thư được cho là chứa các lời chào tương tự chung chung.

Khám phá các bài viết khác từ blog của chúng tôi để tìm hiểu tất cả về các loại email giao dịch và thực tiễn tốt nhất.

Giao thức truyền email phổ biến

Các tin nhắn email của bạn được phân phối nhờ các giao thức nhất định hướng dẫn việc phân phối một hình thức email từ người gửi đến hộp thư đến người nhận dự định.

Các giao thức phân phối email phổ biến nhất bao gồm:

1. Giao thức truyền thư đơn giản (SMTP)

Máy chủ SMTP nhận tin nhắn từ ứng dụng khách email và sau đó chuyển nó sang máy chủ SMTP khác để chuyển tiếp tin nhắn đến người nhận dự định.

Một mail user agent (MUA) bắt đầu việc bắt tay với máy chủ SMTP và chuyển tiếp tin nhắn đến mail transfer agent (MTA), kiểm tra địa chỉ IP của người nhận dự định và định tuyến tin nhắn đến máy chủ chính xác.

Các máy chủ SMTP không có sẵn an toàn; chúng không có cơ chế mã hóa hoặc bảo mật tích hợp sẵn. Vì vậy, để bảo vệ email khỏi bị chặn, các nhà cung cấp email thêm các tính năng bảo mật bổ sung vào máy chủ như mã hóa Secure Sockets Layer (SSL).

SMTP là giao thức truyền email phổ biến nhất. Nó được sử dụng bởi hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email bao gồm Mailer To Go, đáng chú ý là cho phép người dùng kết nối các ứng dụng của bên thứ ba đến điểm cuối máy chủ SMTP để có chức năng bổ sung.

2. Giao thức văn phòng bưu điện (POP)

Giao thức này liên quan đến việc thực hiện các hoạt động tải xuống và xóa trên các tin nhắn email.

Khi máy khách POP kết nối với máy chủ email, nó sẽ truy xuất tất cả các tin nhắn từ hộp thư và lưu trữ chúng trên thiết bị cục bộ của bạn.

Điều đó có nghĩa là bạn có thể giữ một bản sao của tin nhắn của mình và truy cập chúng ngoại tuyến. Sau khi tải xuống và chuyển tiếp tin nhắn đến thiết bị của bạn, chúng sẽ bị xóa khỏi máy chủ từ xa.

POP được thiết kế để nhận email nhưng không phải để gửi chúng. Đó là lý do tại sao bạn cần SMTP để xử lý phần gửi.

3. Giao thức truy cập thông báo Internet (IMAP)

Giao thức truy cập thông báo Internet (IMAP) cho phép bạn truy cập tin nhắn của mình trực tiếp trên máy chủ email. Bạn có thể thao tác giao thức và cài đặt của nó để sắp xếp email của bạn thành các thư mục và thư mục con, xóa vĩnh viễn một số tin nhắn, đặt hoặc xóa cờ email, v.v.

Tất cả các tin nhắn vẫn trên máy chủ cho đến khi người dùng xóa chúng. Tiêu chuẩn Internet này hỗ trợ nhiều kết nối đồng thời với máy chủ email.

Đây là ba giao thức chính mà các nhà cung cấp dịch vụ email sử dụng để đảm bảo rằng tin nhắn của bạn đến hộp thư đến của người nhận dự định và email điện tử được gửi đến địa chỉ của bạn thực sự đến thay vì bị chặn hoặc trả lại.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về các giao thức này bằng cách xem video sau.

Khi ứng dụng khách email của bạn gặp sự cố với một trong các giao thức này, bạn sẽ nhận được tin nhắn từ hệ thống con phân phối thư thông báo cho bạn về lỗi. Khi bạn nhận được tin nhắn như vậy, hãy tham khảo các phần ở trên nơi chúng tôi liệt kê các loại lỗi phổ biến nhất và những gì bạn có thể làm để giải quyết chúng.

Khám phá blog thông tin của Mailer To Go để cải thiện khả năng phân phối email của bạn, khám phá sự khác biệt giữa email giao dịch và email hàng loạt, ngăn chặn subscription bombing, và nhiều hơn nữa!

Kết luận

Bạn có thể đã nhận được nhiều tin nhắn từ daemon mailer hoặc hệ thống con phân phối thư trong quá khứ, vì nó là một tình huống khó chịu nhưng khá phổ biến.

Nếu vậy, bài viết này được xuất bản đặc biệt cho bạn. Chúng tôi đã giải thích hệ thống con phân phối thư là gì và những lý do phổ biến tại sao bạn có thể nhận được tin nhắn từ nó.

Chúng tôi đã đề cập đến các lỗi khác nhau và cách bạn có thể khắc phục chúng, đồng thời cung cấp cho bạn một ý tưởng rõ ràng hơn về cách những kẻ hack cố gắng sử dụng hệ thống con phân phối thư để lừa những người dùng vô nghi ngờ, cùng với các bước để tránh trở thành nạn nhân.

Tại thời điểm này, bạn nên hiểu rõ cách hệ thống con phân phối thư hoạt động, vì vậy bạn sẽ ít bối rối hơn—và hy vọng ít được hỗn loạn hơn—lần tiếp theo bạn tiếp xúc với nó.

Bằng cách sử dụng một dịch vụ an toàn như Mailer To Go, trong khi hiểu các giao thức và mẹo bảo mật được nêu trong bài đăng này, cơ hội bị xâm phạm bởi rủi ro hệ thống con phân phối thư sẽ giảm đáng kể.

Câu hỏi thường gặp

Hệ thống con phân phối thư là gì?

Một hệ thống con phân phối thư, còn được gọi là daemon mailer, chịu trách nhiệm phân phối email của bạn. Đó là một chương trình hoạt động trong nền để đảm bảo email của bạn đến người nhận dự định.

Nếu email không thể được phân phối vì lý do nào đó, hệ thống con phân phối thư sẽ gửi thông báo cho người gửi.

Tại sao tôi lại nhận được các tin nhắn từ hệ thống con phân phối thư?

Nếu bạn đang nhận được tin nhắn từ hệ thống con phân phối thư, điều đó thường có nghĩa là email bạn đã cố gắng gửi không thể được phân phối. Điều này có thể xảy ra vì nhiều lý do, chẳng hạn như địa chỉ email của người nhận không chính xác hoặc hộp thư của họ đầy.

Thông báo hệ thống con phân phối thư sẽ cung cấp thêm thông tin về lý do email không được phân phối.

Làm cách nào tôi có thể khắc phục vấn đề hệ thống con phân phối thư?

Khắc phục các vấn đề hệ thống con phân phối thư thường liên quan đến việc xác định lý do email không được phân phối và giải quyết vấn đề đó. Ví dụ, nếu địa chỉ email của người nhận không chính xác, bạn sẽ cần sửa nó và gửi lại email.

Nếu bạn đang sử dụng dịch vụ email giao dịch như Mailer To Go, họ có thể cung cấp các công cụ và hỗ trợ bổ sung để giúp bạn khắc phục và giải quyết các vấn đề về phân phối.

Có thể tin nhắn hệ thống con phân phối thư là spam không?

Mặc dù hầu hết các tin nhắn hệ thống con phân phối thư là thông báo hợp pháp về các sự cố phân phối, nhưng những kẻ spam có thể giả mạo các tin nhắn này trong nỗ lực lừa bạn. Luôn cẩn thận với các tin nhắn bất ngờ và không bao giờ nhấp vào các liên kết đáng ngờ.

Nếu bạn không chắc chắn về một tin nhắn, hãy liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ email của bạn để được hỗ trợ.

Thông báo "Lỗi phân phối" từ hệ thống con phân phối thư có ý nghĩa gì?

Thông báo "Lỗi phân phối" từ hệ thống con phân phối thư có nghĩa là email bạn đã cố gắng gửi không thể được phân phối.

Thông báo sẽ bao gồm thêm thông tin về lý do phân phối không thành công, chẳng hạn như địa chỉ email của người nhận không chính xác hoặc hộp thư của họ đầy.