Email tiếp thị rất hữu ích cho mỗi thương hiệu, nhưng chỉ nếu chúng đến được người nhận dự định. Bạn có thể gửi tin nhắn email và nhận thấy tỷ lệ mở thấp (tỷ lệ mở email trung bình là 17% và bất cứ điều gì thấp hơn đáng kể có thể là vấn đề).

Tỷ lệ mở thấp xảy ra vì tin nhắn của bạn bị đánh dấu là thư rác và vào thư mục thư rác thay vì hộp thư chính.

Bạn lo lắng về cách ngăn email của mình vào hộp thư rác? Vậy thì bài viết này dành cho bạn. Chúng tôi sẽ giải thích 10 cách đã được chứng minh để ngăn email vào thư rác và thay vào đó đến được hộp thư của người nhận.

1. Xây dựng danh sách email của riêng bạn

Nhiều người muốn lấy đường tắt để tiếp thị email thành công và quyết định mua danh sách email. Nhưng đây là cách chắc chắn để tin nhắn của bạn được gửi đến thư mục thư rác.

Điều đúng đắn là xây dựng danh sách email của bạn dần dần và có được một khán giả tích cực. Ví dụ, bạn có thể đặt một biểu mẫu đăng ký bản tin trên trang web của bạn để thu thập email khách hàng.

Bạn thậm chí có thể bao gồm những lợi ích cho những người đăng ký những bản tin này. Bằng cách này, bạn chắc chắn sẽ gửi email tiếp thị cho những người đã cho bạn phép rõ ràng để làm như vậy, vì vậy tin nhắn của bạn sẽ không bị đánh dấu là thư rác và gửi đến thư mục email rác.

Bằng mọi cách, hãy tránh những điều sau:

• Mua danh sách email từ bên thứ ba

• Chia sẻ danh sách email với đối tác kinh doanh khác

• Sử dụng bot để lấy email từ khắp web; các nhà cung cấp email, chẳng hạn như Gmail và Outlook, sẽ đánh dấu tin nhắn của bạn và gửi chúng đến hộp thư rác rất nhanh.

Phát triển danh sách email của bạn một cách tự nhiên có vẻ khó hơn, nhưng đó là phương pháp được kiểm chứng và thử nghiệm để có được một khán giả tích cực và cải thiện khả năng gửi email của bạn.

2. Dọn dẹp danh sách email của bạn

Một điều là phát triển danh sách email của bạn và một điều khác là giữ cho nó ở trạng thái tốt. Chất lượng danh sách email của bạn quan trọng hơn số lượng địa chỉ trong danh sách.

Một số người trong danh sách email của bạn có thể ngừng tương tác với email của bạn hoặc thậm chí đánh dấu bất kỳ tin nhắn nào từ bạn là thư rác. Điều này có thể có hại cho khả năng gửi email của bạn, vì vậy bạn nên thường xuyên kiểm tra danh sách của mình để tìm các địa chỉ không tương tác và xóa chúng.

Tập trung vào các địa chỉ email đang tương tác và phản hồi lại tin nhắn của bạn và quên đi những cái còn lại. Rốt cuộc, bạn không thể thỏa mãn tất cả các liên hệ của mình. Dọn dẹp danh sách thường xuyên là một cách đã được chứng minh để tránh bộ lọc spam và ngăn email vào hộp thoại thư rác.

Để có cái nhìn tổng quát nhanh chóng về chủ đề tránh hộp spam nguy hiểm, hãy xem video sau của Alex Berman.

3. Xác nhận lựa chọn kép

Xác nhận lựa chọn kép là một cách để xác minh mỗi bổ sung vào danh sách email của bạn và xác nhận rằng đó không phải là cái bẫy spam hoặc tài khoản email giả.

Khi người dùng đăng ký danh sách email của bạn, một liên kết sẽ được gửi tự động đến email của họ. Chỉ sau khi nhấp vào liên kết này thì việc đăng ký của họ mới được xác nhận để nhận email trong tương lai từ bạn. Nếu không, bạn coi đó là đăng ký không hợp lệ.

Chiến lược này có thể có vẻ phản trực giác vì bạn muốn làm cho việc thu thập địa chỉ email mới dễ dàng nhất có thể. Tuy nhiên, hãy xem xét rằng rất nhiều người sử dụng email tạm thời trên các biểu mẫu đăng ký.

Một đối thủ xấu xa thậm chí có thể tấn công danh sách của bạn bằng cách gửi rất nhiều email rác với mục đích được gắn cờ bởi bộ lọc spam và làm hỏng điểm số khả năng gửi email của bạn. Xác nhận lựa chọn kép, hoặc kiểm tra kép, đảm bảo rằng các email bạn gửi đến được địa chỉ dự định.

4. Xác thực email

Xác thực là cách các nhà cung cấp email xác minh rằng email thực sự đến từ địa chỉ mà nó tuyên bố là từ. Điều này rất quan trọng vì nhiều spammer cố gắng giả mạo các thương hiệu nổi tiếng để vượt qua bộ lọc spam.

Có bốn phương pháp xác thực email chính:

• DomainKeys Identified Mail (DKIM): Người gửi đặt một chữ ký kỹ thuật số mã hóa độc nhất trong email của họ. Sau khi máy khách email phát hiện chữ ký, nó chắc chắn rằng email đến từ người gửi được nêu rõ và gửi nó đến hộp thư. Nếu không, nó sẽ đi đến thư rác hoặc bị xóa tự động.

• Sender Policy Framework (SPF): Bạn sẽ thêm một bản ghi vào vùng DNS của tên miền của bạn. Bản ghi này chứa các địa chỉ IP hoặc tên máy chủ của người gửi được phép gửi email từ miền của bạn. Nhà cung cấp email sẽ so sánh địa chỉ IP của người gửi với địa chỉ trong vùng DNS của bạn. Nếu đó là một địa chỉ IP được phép, thì nó sẽ gửi tin nhắn đến hộp thư. Nếu không, máy khách email sẽ đánh dấu nó là thư rác.

• Brand Indicators for Message Identification (BIMI): Điều này liên quan đến việc thêm một logo thương hiệu độc nhất vào các tin nhắn được gửi từ miền của bạn. Các máy khách email hỗ trợ giao thức này sẽ hiển thị logo bên cạnh tin nhắn của bạn trong hộp thư, xác nhận rằng nó thực sự đến từ bạn.

• Domain-Based Message Authentication, Reporting & Conformance (DMARC): Bạn xuất bản các chính sách xác thực email trong bản ghi DNS của mình, ví dụ: những địa chỉ IP nào được phép và khóa công khai độc nhất sẽ được chứa trong mỗi tin nhắn. Sau đó, bạn có thể quyết định cách máy khách email phản ứng nếu một số chính sách bị vi phạm, ví dụ: Cách ly (đánh dấu nó là đáng ngờ và gửi đến thư mục thư rác) hoặc Từ chối (nó sẽ bị xóa tự động).

5. Tuân thủ luật bảo mật email

Các khu vực pháp lý khác nhau có các luật khác nhau về tiếp thị email. Bạn nên tuân thủ tất cả các tùy chọn để tránh bị các nhà cung cấp dịch vụ internet (ISP) và nhà cung cấp email đưa vào danh sách đen.

Những luật quan trọng nhất bao gồm:

• LUẬT CAN-SPAM (HỢP CHỦNG QUỐC HỎA KỲ): LUẬT CAN-SPAM do chính phủ Mỹ ban hành năm 2003 quy định rằng email không được chứa thông tin sai hoặc gây hiểu lầm hoặc sử dụng dòng chủ đề lừa dối. Bạn cũng phải tiết lộ vị trí của mình cho người nhận và cho họ biết cách từ chối sử dụng email trong tương lai và tuân thủ những yêu cầu như vậy một cách nhanh chóng, trong số những luật khác.

• Canada Anti-Spam Law (CASL): Luật này tương tự như LUẬT CAN-SPAM của Mỹ. Nó quy định rằng những người tiếp thị email phải xin sự đồng ý rõ ràng trước khi gửi email tiếp thị và đảm bảo rằng tin nhắn của họ không chứa thông tin sai lệch.

• General Data Protection Regulation (GDPR): GDPR bao gồm tất cả các quốc gia tạo nên Liên minh Châu Âu (EU). Nó quy định rằng các doanh nghiệp thu thập dữ liệu khách hàng, bao gồm địa chỉ email, phải minh bạch về cách dữ liệu được lưu trữ và sử dụng cũng như tuân thủ các yêu cầu xóa dữ liệu đó.

6. Gửi nội dung liên quan

Nội dung bạn gửi cũng đóng một vai trò lớn trong tỷ lệ khả năng gửi email của bạn. Điều quan trọng là chỉ gửi nội dung có liên quan đến khán giả của bạn. Ví dụ, một thương hiệu trang điểm không nên gửi email về sản phẩm công nghệ hoặc ngược lại. Điều đó sẽ gây khó chịu cho người dùng của bạn, và họ sẽ có khả năng đánh dấu email của bạn là thư rác.

Chỉ gửi những thứ liên quan đến thương hiệu của bạn. Đặt mình vào giày của người đọc của bạn. Họ mong đợi gì từ bạn? Tin nhắn có thêm giá trị cho người đọc không?

Ngoài ra, hãy chú ý đến tần suất email của bạn. Bạn nên có một lịch trình được đặt, chẳng hạn như hàng ngày, hai tuần một lần hoặc hàng tuần. Gửi email quá thường xuyên, chẳng hạn như nhiều lần một ngày, không phải là lựa chọn tốt vì đó là hành vi điển hình của email rác.

Điều này nghe có vẻ tầm thường, nhưng cũng hãy chú ý đến lời lẽ của email của bạn và đảm bảo bạn kiểm tra chính tả chúng. Một đặc điểm của email rác là lỗi ngữ pháp và sai sót, vì vậy điều quan trọng là tránh những điều này hoặc có nguy cơ bị đánh dấu là thư rác.

7. Tránh các yếu tố kích hoạt spam

Bộ lọc spam quét nội dung email của bạn để tìm các yếu tố kích hoạt cụ thể báo hiệu liệu email có khả năng là spam hay không phải là spam.

Các yếu tố kích hoạt phổ biến cần tránh bao gồm:

• Không có liên kết hủy đăng ký: Không có liên kết để người nhận hủy đăng ký email là lý do để "spam" từ đỉnh ngọn núi. Đây là lý do tại sao nhiều khu vực pháp lý yêu cầu mỗi email tiếp thị phải có một liên kết rõ ràng mà người nhận có thể nhấp để ngừng nhận tin nhắn. Luôn đảm bảo bạn bao gồm liên kết này trong email của bạn, thường ở chân trang. Bạn cũng nên theo dõi tỷ lệ hủy đăng ký của bạn; mức trung bình là 0,5%, vì vậy bất cứ điều gì cao hơn đáng kể là tín hiệu để thực hiện một số thay đổi.

• Tệp đính kèm không cần thiết: Email có số lượng tệp đính kèm cao thường được gửi đến thư mục thư rác vì tệp đính kèm có thể là vectơ để giới thiệu phần mềm độc hại vào thiết bị của người dùng. Nếu email của bạn phải chứa tệp đính kèm, hãy đảm bảo rằng đó là điều quan trọng. Tương tự như vậy, hãy tránh bao gồm nhiều hơn một vài tệp đính kèm.

• Quá nhiều ảnh: Có quá nhiều hình ảnh có thể ngăn email đến được người nhận dự định. Điều này xảy ra vì spammer có xu hướng bao gồm nhiều hình ảnh để lừa bộ lọc spam, vì vậy hãy tránh bắt chước hành vi của họ. 60/40 là tỷ lệ văn bản-hình ảnh lành mạnh cần làm theo.

• Dòng chủ đề toàn bộ chữ hoa: Chữ hoa toàn bộ trong dòng chủ đề email là chiến thuật spam, vì vậy hãy tránh sử dụng nó. Ngoài ra, hãy tránh các từ như "miễn phí" hoặc "bán" vì chúng thường được sử dụng trong các tin nhắn lừa đảo. Dòng chủ đề của bạn nên rõ ràng và ngắn gọn đối với người dùng email.

8. Làm việc trên danh tiếng IP của bạn

Các nhà cung cấp email gán điểm danh tiếng cho các địa chỉ IP gửi email. Do đó, cần chú ý đến danh tiếng IP của bạn để tránh email bị đánh dấu là spam.

Khởi động IP bằng cách gửi số lượng email thấp lúc đầu, sau đó tăng số lượng theo thời gian. Điều này giúp các nhà cung cấp dịch vụ email hiểu độ chính xác danh sách, hành vi gửi và tương tác của người dùng của bạn. Bên cạnh đó, một địa chỉ IP gửi, chẳng hạn, 100 email mỗi ngày đột ngột bắt đầu gửi 1000 email; điều đó có thể kích hoạt bộ lọc spam và ngăn tin nhắn đến được người nhận dự định.

Để bảo vệ tối đa, bạn có thể yêu cầu địa chỉ IP chuyên dụng từ nhà cung cấp dịch vụ email (ESP) của bạn. Bằng cách này, danh tiếng của bạn sẽ không bị ảnh hưởng bởi hoạt động của những người khác trên địa chỉ IP được chia sẻ. IP chuyên dụng mang lại cho bạn toàn quyền kiểm soát danh tiếng người gửi của bạn, điều này tăng cơ hội duy trì danh tiếng tốt.

9. Danh sách trắng

Mọi người có khả năng nhận được email từ các địa chỉ được thêm vào danh sách trắng của họ hơn là những địa chỉ không được thêm. Do đó, bạn có thể yêu cầu người đăng ký thêm địa chỉ email của bạn vào danh sách trắng của họ để đảm bảo họ nhận được email từ bạn.

Đặt yêu cầu này vào email chào mừng bạn gửi ngay sau khi ai đó đăng ký danh sách của bạn; đây là lúc mọi người sẵn sàng tiếp nhận ý tưởng. Sử dụng ngôn ngữ sáng tạo như "vui lòng thêm chúng tôi vào danh sách liên hệ của bạn" hoặc "đảm bảo email của chúng tôi không lọt vào thư mục thư rác của bạn bằng cách thêm chúng tôi vào danh sách người gửi an toàn của bạn."

Nhiều người dùng email có thể không biết cách chính xác để thêm địa chỉ của bạn vào danh sách trắng của họ, vì vậy bạn có thể cung cấp hướng dẫn nhanh để giúp họ.

10. Sử dụng Mailer To Go

Nhà cung cấp dịch vụ email (ESP) bạn sử dụng để gửi email đóng một vai trò quan trọng trong khả năng gửi. Điều cần thiết là sử dụng một ESP có danh tiếng không có liên kết đã biết với hoạt động spam. Mailer To Go là một ví dụ tốt về nhà cung cấp dịch vụ email như vậy, với các tính năng bao gồm:

• Miền tùy chỉnh: Bạn có thể gửi email từ các địa chỉ được liên kết với tên miền của riêng bạn; bạn chỉ cần xác minh quyền sở hữu bằng bản ghi DNS. Điều này tăng nhận thức thương hiệu và làm cho người nhận tin tưởng bạn hơn.

• Đáng tin cậy: Cơ sở hạ tầng máy chủ được lưu trữ trên Amazon Web Services (AWS), nhà cung cấp dịch vụ đám mây lớn nhất và đáng tin cậy nhất thế giới. Do đó, hãy mong đợi độ tin cậy gần như hoàn hảo khi gửi email.

• Bảo mật: Các trang web và dịch vụ vi mô của Mailer To Go sử dụng các giao thức Secure Sockets Layer (SSL) và Transport Layer Security (TSL) để đảm bảo rằng những kẻ hack không thể can thiệp vào dữ liệu nhạy cảm của bạn.

• Tích hợp SMTP: Bạn có thể tích hợp tài khoản của mình với bất kỳ ứng dụng nào hoạt động dựa trên Giao thức truyền thư đơn giản (SMTP), hệ thống phân phối email phổ biến nhất toàn cầu.

• Tuân thủ: Mailer To Go tuân thủ luật bảo vệ dữ liệu trên các khu vực pháp lý khác nhau, bao gồm những luật chúng tôi đề cập trong bài viết này.

• Dễ sử dụng: Nền tảng này có giao diện tối thiểu và gọn gàng giúp dễ dàng điều hướng.

Kết luận

Tỷ lệ khả năng gửi email trung bình cho những người tiếp thị dao động quanh 80%. Bất cứ điều gì thấp hơn đáng kể có nghĩa là tin nhắn của bạn đang vào thư mục thư rác thay vì hộp thư của người nhận.

Chúng tôi đã cung cấp các mẹo để tuân theo để ngăn email vào thư mục spam thay vì hộp thư chính. Tuân theo những mẹo này, và bạn có khả năng nhận thấy sự tăng đáng kể tỷ lệ khả năng gửi email của mình.

Để có thêm thông tin chi tiết về tại sao email của bạn đi vào spam, hãy khám phá các bài đăng mới nhất của chúng tôi.

Các câu hỏi thường gặp

Tại sao email của tôi lại vào thư rác?

Email có thể vào thư mục thư rác vì nhiều lý do khác nhau. Những điều này bao gồm email bị đánh dấu bởi bộ lọc spam, cài đặt máy khách email của người nhận hoặc nội dung email có vẻ đáng ngờ hoặc giống như spam.

Nếu bạn đang gửi email hàng loạt, chẳng hạn như bản tin hoặc email quảng cáo, chúng có thể bị lọc vào thư mục thư rác nếu người nhận không rõ ràng đồng ý nhận chúng.

Làm cách nào để ngăn email của tôi vào thư rác?

Có nhiều cách để ngăn email của bạn vào thư mục thư rác:

• Xác thực email của bạn: Điều này liên quan đến việc thiết lập các bản ghi SPF, DKIM và DMARC cho miền của bạn, điều này giúp xác minh email của bạn và bảo vệ chống lại giả mạo.

• Duy trì danh sách email sạch: Thường xuyên xóa người đăng ký không hoạt động và các địa chỉ email không hợp lệ từ danh sách của bạn để giảm tỷ lệ lỗi và cải thiện tương tác.

• Gửi nội dung chất lượng cao: Email có liên quan, hấp dẫn và cung cấp giá trị cho người nhận có nhiều khả năng được mở và ít khả năng bị đánh dấu là spam.

• Sử dụng nhà cung cấp dịch vụ email có uy tín: Các nhà cung cấp như Mailer To Go có các tính năng và hỗ trợ tích hợp để giúp bạn tối ưu hóa khả năng gửi email của bạn.

Tôi nên làm gì nếu các email quan trọng lọt vào thư mục thư rác của tôi?

Nếu các email quan trọng lọt vào thư mục thư rác của bạn, bạn có thể thêm địa chỉ email của người gửi vào danh bạ hoặc danh sách người gửi an toàn của bạn. Điều này cho máy khách email của bạn biết rằng bạn tin tưởng email từ người gửi này và chúng không nên bị đánh dấu là spam. Bạn cũng có thể điều chỉnh cài đặt bộ lọc spam của máy khách email để ít lắc lư hơn.

Làm cách nào để ngăn email kinh doanh của tôi vào thư rác?

Ngăn chặn email kinh doanh của bạn vào thư rác liên quan đến các bước tương tự như trên: xác thực email của bạn, duy trì danh sách email sạch, gửi nội dung chất lượng cao và sử dụng nhà cung cấp dịch vụ email có uy tín như Mailer To Go.

Ngoài ra, bạn có thể xem xét sử dụng quy trình xác nhận lựa chọn kép cho danh sách email của bạn, điều này yêu cầu người đăng ký xác nhận đăng ký của họ trước khi họ bắt đầu nhận email.