Hãy tưởng tượng: Đó là thời điểm bạn đã chuẩn bị. Bạn đã thiết lập tự động hóa email cho các chiến dịch tiếp thị của mình. Bạn đã kết nối ứng dụng của mình với một nền tảng để gửi email giao dịch.

Nhóm tiếp thị của bạn đã làm việc chăm chỉ trên bản sao và đồ họa. Bạn nhấn gửi, và điều tiếp theo bạn biết... email bị bộ lọc spam chuyển hướng, thẳng vào thư mục spam của người nhận!

Vậy, câu hỏi lớn là, "Tại sao email của tôi lại vào spam?"

Chúng tôi đã tham khảo các chuyên gia và tổng hợp 9 lý do chính tại sao email tiếp thị kinh doanh và email giao dịch của bạn bị coi là email spam và chuyển hướng đến thư mục spam của người nhận.

Bài viết này bao gồm tất cả các yếu tố chính ảnh hưởng đến việc email của bạn vào spam hoặc được gửi, bao gồm các chiến thuật phòng ngừa hữu ích để cải thiện khả năng gửi email của bạn. Đã đến lúc kết thúc tất cả sự thất vọng và đảm bảo rằng email của bạn kết thúc ở đúng nơi, trong hộp thư đến của người nhận.

Để tìm hiểu nhanh về chủ đề tránh hộp spam chết người, hãy xem video sau đây của Alex Berman.

1: Bạn không thiết lập xác thực email đúng cách

Một trong những lý do hàng đầu khiến email bị bộ lọc spam đánh dấu, và để email vào spam, là chúng không tuân thủ các quy trình xác thực cần thiết.

Các kỹ thuật xác thực email được sử dụng để ngăn chặn gian lận email, cải thiện khả năng gửi email, và đảm bảo gửi tiếp tục bằng cách cung cấp thông tin về nguồn gốc của email được gửi.

Quá trình này thêm xác nhận rằng email thực sự được gửi từ người gửi được liệt kê trong trường "from" và không bị thay đổi trong quá trình truyền hoặc được gửi bởi một kẻ giả mạo.

Giải pháp

Phòng ngừa tốt hơn là chữa trị, vì vậy thay vì tự hỏi "Tại sao email của tôi lại vào spam?", hãy dành thời gian để thực hiện các phương pháp xác thực email đúng cách trước khi gửi email.

Có bốn phương pháp chính được ISP sử dụng: SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail), DMARC (Domain Message Authentication Reporting and Conformance), và BIMI (Brand Indicators for Message Identification).

Các phương pháp DKIM và DMARC đặc biệt đáng chú ý. DKIM cung cấp khóa mã hóa và chữ ký kỹ thuật số xác minh tính xác thực của email bằng cách kiểm tra các giả mạo hoặc thay đổi sẽ chứng minh lại. Bạn có thể đọc thêm về cách DKIM hoạt động và cách thiết lập nó tại đây.

DMARC thiết lập các cách cho phép chủ sở hữu miền xuất bản các quy trình xác thực email của họ, nêu rõ những hành động cần thực hiện nếu email không xác thực được, và/hoặc yêu cầu báo cáo các hành động này trên email sai lệch được xác nhận là từ miền của người gửi.

2: Thông tin người gửi của bạn không chính xác hoặc gây hiểu nhầm

Trong số nhiều yếu tố góp phần vào thành công của email là tính đáng tin cậy của người gửi, và nó cực kỳ quan trọng khi quyết định liệu email sẽ được mở hay không—hoặc liệu nó sẽ kết thúc trong thư mục spam.

Nếu người nhận nghi ngờ thông tin người gửi của bạn (tên người gửi và địa chỉ email mà email được nhận), tính xác thực và nội dung, họ có thể đánh dấu email của bạn là spam (sẽ gửi tất cả email của bạn thẳng vào thư mục spam), chặn địa chỉ của bạn, hoặc hủy đăng ký khỏi danh sách của bạn.

Tất nhiên, bất kỳ sự thiếu tin tưởng nào sẽ làm cho người nhận ít có khả năng chấp nhận email của bạn hơn và, nếu họ gửi email của bạn vào thư mục spam, điều này đại diện cho sự mất liên hệ hoàn toàn và cơ hội cho doanh nghiệp của bạn.

Giải pháp

Chọn tên người gửi thích hợp. Tùy thuộc vào trường hợp sử dụng, tên tốt sẽ là "Tên công ty" hoặc "Tên riêng từ công ty". Nó cũng phải khớp với địa chỉ email và chữ ký được tìm thấy trong nội dung email của bạn.

Cũng cần thiết rằng bạn gửi các loại email khác nhau từ các miền email kinh doanh chính xác. Để hiểu rõ hơn về chủ đề này, vui lòng Đọc Bài Viết Này.

3: Bạn đang sử dụng dòng chủ đề gây hiểu nhầm

Bản chất của dòng chủ đề của bạn có thể xác định số phận của email của bạn và liệu nó có đáp ứng vào hộp thư đến của người nhận hay vào thư mục spam xấu cũ đó hay không.

Khuyến khích rằng bạn nên gây chú ý cho người nhận trong khi tránh các chiến thuật thường được sử dụng khiến email bị chặn, được bộ lọc spam đánh dấu, hoặc gửi đến spam.

Ví dụ, nếu email của bạn không phù hợp với những gì bạn gợi ý trong dòng chủ đề, khách hàng tiềm năng của bạn có khả năng hủy đăng ký hoặc gắn thẻ nó là spam và khiếu nại.

Ngoài ra, cố ý gây hiểu nhầm mọi người bằng dòng chủ đề của bạn để khiến họ mở email không chỉ là vô đạo đức mà còn bất hợp pháp ở nhiều quốc gia bao gồm Hoa Kỳ, Canada, và hầu hết Châu Âu (và nhiều quốc gia khác).

Giải pháp

Trung thực là chính sách tốt nhất khi cố gắng không chỉ để email không vượt qua bộ lọc spam và đáp ứng vào hộp thư đến của người nhận mà còn để mở email tiếp thị của bạn.

Tạo dòng chủ đề hấp dẫn, vui nhộn, được cá nhân hóa nhưng chân thành trực tiếp liên quan đến nội dung email của bạn. Bằng cách này, khách hàng của bạn sẽ cảm thấy rằng họ đã đưa ra quyết định sáng suốt về việc ưu tiên email của bạn hay không.

4: Bạn đang sử dụng các yếu tố kích hoạt spam

Là người quản lý tiếp thị email không muốn gửi email spam, điều quan trọng là phải hiểu cách bộ lọc spam hoạt động, vì nó sẽ giúp bạn tạo các thông báo email ít dễ bị vấn đề khả năng gửi hơn và dễ đọc hơn!

Bộ lọc spam được sử dụng để xóa rác khỏi hộp thư đến của khách hàng, nhưng đôi khi chúng có thể thực hiện công việc của mình một cách nhiệt tình đến nỗi chúng gửi thậm chí những email vô tội nhất vào thư mục spam.

Nhiều email bị đánh dấu là spam được đánh dấu như vậy do dòng chủ đề spam hoặc nội dung và thiết kế kích hoạt spam.

Cờ bộ lọc spam được tăng lên bởi các từ kích hoạt spam như "Xin chúc mừng" và "Miễn phí", cũng như vô số yếu tố khác.

Hãy cảnh báo, có hàng trăm từ kích hoạt spam có thể khiến email bị đánh dấu, và khi chúng được sử dụng kết hợp với các ký hiệu kích hoạt spam như "@" và "!!!", chúng có khả năng cảnh báo bộ lọc spam cao hơn.

Do đó, lựa chọn từ và dấu câu của bạn là rất quan trọng để tránh cuộc sống trong các thư mục spam. Ngữ pháp kém, từ sai chính tả, viết bằng TẤT CẢ CÓ CHỮ HOA, và sử dụng quá nhiều dấu chấm than hoặc biểu tượng cảm xúc, đều là những yếu tố kích hoạt phổ biến sẽ cảnh báo hầu hết các bộ lọc spam.

Giải pháp

Tránh sử dụng những từ kích hoạt spam và ký hiệu kích hoạt được đề cập ở trên, và đừng bắt đầu dòng chủ đề của bạn bằng "Re:" hoặc "Fwd:".

Đừng sử dụng các từ spam và ký hiệu như "ưu đãi tuyệt vời" hoặc ký hiệu "$", và luôn kiểm tra lại các email của bạn trước khi nhấn nút gửi.

Đơn giản chỉ cần đảm bảo rằng email của bạn không giống như nó được viết vô cẩn, để lừa mọi người, hoặc được tạo bởi máy tính, và bạn sẽ ít có khả năng kích hoạt các bộ lọc spam.

Để hiểu rõ hơn về các từ kích hoạt spam, ký hiệu và biểu tượng cảm xúc để tránh, hãy xem Video Này của người tạo Kerry Egeler.

Để hiểu rõ hơn về tiếp thị và các phương pháp tốt nhất về email giao dịch, hãy khám phá các bài đăng mới nhất của chúng tôi.

5: Bạn đang gửi email mà không được sự đồng ý

Khi gửi email tiếp thị cho những người mà không có sự cho phép của họ, bạn sẽ seriusly tăng cơ hội email kết thúc trong thư mục spam của người nhận.

Hành vi này không hiệu quả, và lãng phí thời gian của bạn hoàn toàn. Chỉ gửi email cho những người nhận đã đồng ý như vậy, hoặc bạn sẽ tự trao mình vào thư mục spam!

Bằng cách tiến hành tiếp thị email mà không có sự đồng ý, bạn đặt email tiếp thị của bạn có nguy cơ có tỷ lệ mở thấp, bị bộ lọc spam chặn và đánh dấu, chưa kể đến việc vi phạm luật chống spam và bảo vệ quyền riêng tư như GDPR, CAN-SPAM, và CASL.

Giải pháp

Để tránh đánh giá tiêu cực và khiếu nại spam, và để tăng cơ hội mở email, bạn chỉ nên gửi tin nhắn cho những người đã cung cấp sự đồng ý nhận chúng.

Để làm như vậy, bạn phải có được sự xác nhận từ họ. Một cách được sử dụng rộng rãi và được khuyến cáo để đảm bảo sự đồng ý là thông qua việc sử dụng hệ thống tham gia kép nơi người dùng đăng ký danh sách tiếp thị email và email, chứa một liên kết để nhấp và xác nhận đăng ký, được gửi cho họ.

Chỉ khi họ nhấn "xác nhận" thì bạn mới có được sự xác nhận rõ ràng để gửi cho họ email. Lưu ý rằng tham gia kép không phải là yêu cầu pháp lý, mà chỉ là một phương pháp hay.

Đừng quên đảm bảo rằng người nhận luôn có thể hủy đăng ký hoặc thay đổi cài đặt email của họ bất kể sự đồng ý ban đầu của họ. Để làm điều này, luôn đưa liên kết hủy đăng ký vào cuối email của bạn.

Tất cả những người tiếp thị email nên nhớ rằng, trừ khi bạn cung cấp liên kết hủy đăng ký ở cuối email của mình, bạn về cơ bản đang gửi email spam, vì bạn không xem xét nhu cầu và mong muốn của người nhận.

6: Bạn không giám sát danh sách email của mình

Nếu danh sách gửi thư của bạn chứa quá nhiều tài khoản không hoạt động hoặc bị vô hiệu hóa, việc gửi email sẽ dẫn đến cái gọi là "phản hồi".

Để làm rõ, tài khoản không hoạt động là địa chỉ email hợp lệ mà bạn có thể đã gửi email trước đây, nhưng bây giờ không thể nhận email của bạn, đáng chú ý nhất là vì chúng đã đạt đến hạn ngạch hộp thư đến, hoặc đã bị vô hiệu hóa hoặc xóa.

Quá nhiều phản hồi sẽ dẫn đến hạ thấp danh tiếng người gửi của bạn, cuối cùng có thể đưa bạn vào vùng spam.

Giải pháp

Giám sát và cập nhật danh sách email của bạn như một phần thường xuyên của quy trình làm việc của bạn.

• Giám sát các phản hồi và đảm bảo loại bỏ các địa chỉ email bị phản hồi khỏi danh sách người nhận của bạn.

• Tùy thuộc vào trường hợp sử dụng của bạn, tìm các địa chỉ email chưa tương tác với liên lạc của bạn trong một thời gian dài và loại bỏ chúng khỏi danh sách email của bạn.

7: Các yếu tố kích hoạt spam trong thiết kế email

Trong khi nội dung truyền đạt thông tin quan trọng, thiết kế là thứ thực sự gây chú ý cho mắt người nhận. Tuy nhiên, hãy cảnh báo, vì một số thiết kế email nhất định có thể gây chú ý không mong muốn của bộ lọc spam, giống như một số từ kích hoạt spam có thể khiến nội dung của bạn bị đánh dấu.

Bố cục email kém và thiết kế có thể kích hoạt bộ lọc spam bao gồm các hình ảnh lớn (vì những kẻ gửi thư rác thích sử dụng toàn bộ hình ảnh thay vì văn bản) và HTML không thích ứng với màn hình của người đọc hoặc cố ý để nội dung không nhìn thấy được.

Giải pháp

Có nhiều phương pháp thiết kế sẽ giúp bạn tạo ra email giao dịch, quảng cáo hoặc tiếp thị hấp dẫn hơn, nhưng phương pháp sau sẽ giúp bạn làm được điều đó trong khi tránh hộp spam:

• Đảm bảo email của bạn không rộng hơn 640px.

• Giữ hình ảnh càng nhỏ càng tốt và nội dung của bạn càng ngắn gọn càng tốt.

• Thêm văn bản thay thế cho hình ảnh của bạn.

• Giữ tỷ lệ tối đa 60% văn bản đến 40% hình ảnh.

8: Bạn có danh tiếng người gửi thấp hoặc không

Danh tiếng người gửi email, bao gồm danh tiếng IP và danh tiếng miền, là điểm số được gán cho miền hoặc IP gửi email. Đó là một thành phần quan trọng ảnh hưởng đến khả năng gửi email của bạn.

8a) Không có danh tiếng

Khi bạn bắt đầu gửi email, bạn bắt đầu với một tờ giấy trắng và không có danh tiếng email, IP hoặc miền, vì vậy bạn có khả năng cao bị đánh dấu là kẻ gửi thư rác nếu hành vi email của bạn có vẻ lạ.

Một số hành vi email xấu bao gồm gửi 1000 email mỗi phút, danh sách email kém, nội dung chất lượng thấp, và hơn thế nữa.

Giải pháp

Bắt đầu nhẹ nhàng và làm ấm miền và địa chỉ IP của bạn. Đừng quên thêm các phương pháp xác thực vào miền email của bạn, và hãy làm việc để tránh tất cả những lý do khác được đề cập ở đây.

8b) Danh tiếng thấp

Nếu bạn quản lý để gửi đủ email nhưng bị bỏ lại với danh tiếng thấp (do một trong những lý do khác được đề cập ở đây), bạn sẽ phải tăng danh tiếng của bạn.

Giải pháp

Để đạt được điều này, bạn phải bắt đầu bằng cách tìm ra gốc rễ của vấn đề và khắc phục tất cả các vấn đề liên quan. Sau đó, tìm cách để tỷ lệ khiếu nại/phản hồi:email được gửi thấp lại.

Bằng cách tuân theo các hướng dẫn này, bạn hiện nên đang trên đường gửi các email được xác thực đúng cách, trung thực, được xác nhận rõ ràng và được kiểm tra lại sẽ chắc chắn kiếm được vị trí đúng của chúng trong hộp thư đến của người nhận.

Để hiểu rõ hơn về chủ đề này, và các bước đơn giản để giúp cải thiện khả năng gửi email của bạn, vui lòng Đọc Bài Viết Này.

9: Bạn không sử dụng nhà cung cấp dịch vụ email đáng tin cậy

Các nhà cung cấp dịch vụ email áp dụng các mức bảo mật khác nhau cho hệ sinh thái email của họ, khiến email được gửi qua các nhà cung cấp nhất định vốn an toàn hơn những nhà cung cấp khác, và vốn có khả năng gửi hơn.

Bằng cách sử dụng nhà cung cấp dịch vụ email được xác minh, được xác thực và an toàn như Mailer To Go, bạn sẽ đáng kể tăng cơ hội email của bạn vượt qua bộ lọc bảo mật spam, và đáp ứng vào hộp thư đến của người nhận—thay vì vào thư mục spam của họ.

Giải pháp

Chúng tôi hiểu, bạn không bao giờ muốn hỏi "Tại sao email của tôi lại vào spam?" nữa. Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm con đường hiệu quả nhất để ngăn email vào spam và đảm bảo rằng cả email giao dịch và tiếp thị của bạn đều tiếp cận hộp thư đến của khách hàng, hãy thử dịch vụ gửi email đơn giản, an toàn, có thể mở rộng và tự động của chúng tôi, Mailer To Go.

Nhấp tại đây để tìm hiểu thêm và thử nó.

Các câu hỏi thường gặp

Làm cách nào để ngăn email của tôi vào spam?

Để ngăn email tiếp thị, quảng cáo và giao dịch của bạn bị bộ lọc spam đánh dấu và gửi thẳng vào thư mục spam của người nhận, hãy tuân theo các mẹo thực hành tốt nhất sau. Bạn sẽ không bao giờ tự hỏi "Tại sao email của tôi lại vào spam?" nữa:

• Thiết lập xác thực email đúng cách.

• Sử dụng thông tin người gửi chính xác và trung thực.

• Sử dụng dòng chủ đề thẳng thắn và chân thành.

• Tránh các từ, cụm từ, dấu câu, ký hiệu và biểu tượng cảm xúc kích hoạt spam.

• Không bao giờ gửi email không được yêu cầu.

• Giám sát và xem xét danh sách email của bạn cho các tài khoản không hoạt động hoặc bị vô hiệu hóa.

• Xem bố cục email và nội dung của bạn cho các yếu tố kích hoạt spam dựa trên thiết kế.

• Xây dựng danh tiếng người gửi tốt, đáng chú ý.

• Sử dụng nhà cung cấp dịch vụ email đáng tin cậy để cải thiện khả năng gửi email của bạn.

Làm cách nào để biết email của tôi đã vào spam?

Trước tiên, bạn có thể thử sử dụng một công cụ của bên thứ ba như Cái Này để có được điểm về "tính chất spam" của email của bạn. Mặc dù những công cụ này rất tuyệt vời cho việc phát hiện những cờ đỏ sáng, không có cách nào chứng minh được để biết email tiếp thị hoặc giao dịch của bạn có đang tiếp cận hộp thư đến của người nhận không.

Cách tốt nhất để biết email của bạn có đang đáp ứng đúng đích hay không là đảm bảo chúng làm như vậy, và điều đó có nghĩa là hiểu 9 lý do hàng đầu tại sao email của bạn vào spam, cùng với các giải pháp thích hợp cho những vấn đề đó.